Räume, Arbeitsplätze und Ressourcen zentral buchen

Zeitwart ist die zentrale Software für die Buchung und Verwaltung von Räumen und Ressourcen. Mitarbeitende, Studierende oder Gäste finden verfügbare Räume in Echtzeit und buchen diese direkt über eine intuitive Oberfläche. Individuelle Buchungsregeln, Berechtigungen und Genehmigungsprozesse sorgen dafür, dass jede Ressource genau nach den Anforderungen deiner Organisation genutzt wird. Dadurch werden Doppelbuchungen vermieden, Auslastungen verbessert und Verwaltungsaufwand deutlich reduziert.

Jede Organisation arbeitet nach eigenen Regeln. Deshalb bietet Zeitwart ein leistungsstarkes Regelwerk, mit dem du Buchungen individuell steuern kannst. Definiere Berechtigungen, Buchungszeiträume, Genehmigungen, Vorlaufzeiten oder maximale Buchungsdauern – ganz ohne Programmierung. So schaffst du transparente Prozesse, vermeidest Konflikte und stellst sicher, dass Räume und Ressourcen optimal genutzt werden.

Interaktive Karten machen die Raumverwaltung einfacher als je zuvor. Zeitwart visualisiert Gebäude und Etagen als übersichtliche 2D- oder moderne 3D-Karten. Nutzer erkennen sofort, wo sich freie Räume befinden, welche Ressourcen verfügbar sind und können diese direkt über den Grundriss buchen. Das erleichtert die Orientierung, reduziert Suchzeiten und sorgt für eine deutlich bessere Nutzererfahrung.

Mit den Raumdisplays von Zeitwart sehen Mitarbeitende und Besucher auf einen Blick, ob ein Raum frei oder belegt ist. Buchungen werden automatisch synchronisiert und direkt am Display angezeigt. Ob klassisches Raumdisplay oder energieeffizientes ePaper – Zeitwart unterstützt beide Technologien und bietet für jedes Gebäude die passende Lösung.

Nicht wahrgenommene Buchungen blockieren wertvolle Ressourcen und führen zu unnötigen Leerständen. Mit dem optionalen Check-in bestätigt der Buchende oder ein Teilnehmer die Nutzung direkt vor Ort. Erfolgt innerhalb eines definierten Zeitfensters kein Check-in, kann Zeitwart die Buchung automatisch stornieren und den Raum wieder freigeben. So steigerst du die Auslastung deiner Räume und vermeidest sogenannte No-Shows.

Zeitwart unterstützt die Integration verschiedener Identity Provider und ermöglicht so eine flexible und sichere Authentifizierung deiner Nutzer. Ob lokale Benutzerkonten, Single Sign-On über oAuth2 (z. B. Azure AD) oder Shibboleth (SAML2) – du entscheidest, wie sich deine Nutzer anmelden. Durch die Anbindung externer Systeme bleiben Passwörter zentral verwaltet, während gleichzeitig eine einfache und komfortable Nutzung gewährleistet wird. Bestehende Rollen und Benutzerstrukturen können dabei übernommen und synchronisiert werden. Auch mehrere Identity Provider lassen sich parallel einbinden, um unterschiedliche Anforderungen optimal abzubilden.

Mit den neuen Statistikfunktionen von Zeitwart behältst du deine Raumbuchungen stets im Blick. Nutze die umfassenden Auswertungsmöglichkeiten, um deine Ressourcen effizient zu verwalten: Der Gesamtüberblick zeigt die Anzahl der Buchungen, die gebuchte Zeit und die Auslastung in Prozent. Die Buchungsmatrix visualisiert die Auslastung gruppiert nach Wochentagen und Stunden. Mit der Zeitanalyse kannst du die Auslastung nach Tagen, Wochen und Monaten gruppieren. Die Ressourcenübersicht gibt Aufschluss über die Auslastung pro Ressource. Zudem kannst du nachvollziehen, welche Nutzergruppen welche Räume buchen und welche Organisationseinheiten welche Ressourcen nutzen. Optimiere deine Raumplanung und steigere die Effizienz mit den leistungsstarken Analysetools von Zeitwart.

Nicht jede Buchung braucht eine Freigabe. In Zeitwart schaltest du das Genehmigungsverfahren je Organisationseinheit ein, sodass Besprechungsräume ohne Rückfrage durchlaufen und nur Sonderfälle wie Aula oder Labor entschieden werden müssen. Unbeantwortete Anfragen gibt Zeitwart auf Wunsch kurz vor Terminbeginn automatisch frei – so blockiert kein voller Posteingang die Raumnutzung.

Zeitwart arbeitet mit deiner gewohnten Microsoft-Umgebung zusammen: Buchungen erscheinen als Kalendereinträge in den Raumpostfächern von Microsoft 365, Änderungen und Stornierungen ziehen automatisch nach, und auf Wunsch erzeugt Zeitwart beim Buchen gleich einen Teams-Link. Die Anbindung wird je Organisationseinheit über eine Azure-App-Registrierung konfiguriert.