Buchung trifft Innovation

Auf der Suche nach einem benutzerfreundlichen Raumbuchungs- und Ressourcenverwaltungssystem, das ohne aufwendige Schulungen von unseren 93 Schulen genutzt werden kann, haben wir uns intensiv mit verschiedenen Optionen auseinandergesetzt.

Unser Medienzentrum bietet vielfältige Räumlichkeiten und technische Ausstattung: ein moderner Schulungsraum, ein kreativer Makerspace, eine innovative New Work Arbeitsumgebung und flexible Digitaltechnik stehen zur Verfügung. Diese Ressourcen können von Lehrerinnen und Lehrern sowie Schulklassen flexibel reserviert werden, um Beratungs- und Schulungsleistungen sowohl vor Ort als auch hybrid in Anspruch zu nehmen.

Nach einer gründlichen Marktrecherche fiel die Wahl aus wirtschaftlichen und technischen Gründen auf das System von Zeitwart. 

Zeitwart ist eine äußerst nützliche Plattform, die eine Vielzahl von hochwertigen Inhalten und Ressourcen bietet. Wir haben das Buchungsportal kürzlich entdeckt und sind äußerst beeindruckt von seiner Leistung und Funktionalität. Die Website bietet eine herausragende Plattform für die Buchung von Ressourcen und Räumlichkeiten, die wir bisher so noch nicht erlebt haben. Die Benutzeroberfläche ist äußerst benutzerfreundlich gestaltet und die Navigation auf der Website ist intuitiv und ermöglicht es den Nutzern, schnell und einfach auf die gewünschten Informationen zuzugreifen. Innerhalb weniger Klicks können wir die verfügbaren Räumlichkeiten und Ressourcen durchsuchen und die für unsere Bedürfnisse passende Option auswählen. Ein weiterer bemerkenswerter Aspekt von Zeitwart ist die Transparenz und Aktualität der Informationen. Die Verfügbarkeit der Räumlichkeiten und Ressourcen wird in Echtzeit aktualisiert, was eine zuverlässige Planung ermöglicht. Des Weiteren schätzen wir als Kreisverwaltung die Vielfalt der Möglichkeiten, die man hat um es individuell an die eigenen Bedürfnisse anzupassen. Darüber hinaus finden wir die Funktionen und Extras bei Zeitwart äußerst hilfreich. Von klassischen Kalenderansichten bis hin zu interaktiven Karten - die Website bietet eine Vielzahl von Medienformaten, die das Nutzererlebnis bereichern und es ermöglichen, Informationen auf verschiedene Weise darzustellen. Die Kundenbetreuung von Zeitwart verdient ebenfalls ein großes Lob. Das Supportteam ist äußerst reaktionsschnell und hilfsbereit, und wir haben immer schnelle und professionelle Antworten auf unsere Fragen erhalten. Die Website überzeugt mit ihrer Benutzerfreundlichkeit, der Vielfalt der Inhalte und der Qualität des Supports. Alles in allem sind wir äußerst zufrieden mit unserer Erfahrung mit Zeitwart. Es hat unseren Buchungsprozess deutlich vereinfacht und optimiert, und wir können es ohne Vorbehalte weiterempfehlen.

Seit mehr als 60 Jahren begleitet und unterstützt die HHO mit vielfältigen Angeboten rund um Bildung, Arbeit und Wohnen Menschen mit einer Beeinträchtigung. Bei unseren mehr als 80 Standorten in Stadt und Landkreis Osnabrück, ist eine gute und strukturierte Ressourcenplanung nicht wegzudenken.

Bisher wurden Fahrzeugplanung, sowie Buchung von Catering und Besprechungsräumen über kleine Open Source Tools gelöst. Mit dem Zuwachs von hybriden Sitzungen und weiteren Schritten zu mehr Digitalisierung, war der Wunsch nach einer zentralen Lösung gekommen.

 Mit der Lösung von Zeitwart lassen sich unsere Anforderungen nun in einer Software vereinen, sodass eine gute Anlaufstelle für alle Ressourcen geschaffen werden konnte.

Die Zusammenarbeit mit dem Zeitwart Team ist ein absoluter Mehrwert. So wurden unsere Anforderungen genau aufgenommen und sogar gezielte Anpassungen für uns umgesetzt. Dadurch konnte ein für uns individuelles und passend abgestimmtes Ergebnis erzielt werden.

Zeitwart löst bei der Bibliothek der Hochschule eine Open Source-Lösung zur Raumbuchung ab. Gegenüber der bisherigen Lösung stellt Zeitwart einen großen Sprung nach vorne dar, da das System nicht nur frei skalierbar ist, sondern die Möglichkeit bietet, besondere Szenarien und Spezialfälle wie beispielsweise Übungsräume, die nur bestimmten Statusgruppen zur Verfügung stehen, oder eine krisenbedingte Belegungsobergrenze gezielt und in der Regel mit wenig Aufwand adhoc abzubilden. Die hohe Anpassbarkeit an die individuellen Bedürfnisse unter Berücksichtigung von vorhandenen Rollen und Statusgruppen bei gleichzeitig begrenzter Komplexität und überschaubarem administrativem Aufwand im Backend ist ein Alleinstellungsmerkmal, mit dem uns Zeitwart überzeugen konnte. Das intuitive Design und die gelungene User Experience mit richtungsweisenden Features wie einer RFID-gestützten Adhoc-Buchung von Ressourcen über Touch-Displays oder der Erschließung von Events mittels QR-gestützten Eintrittskarten runden das von Zeitwart gebotene Portfolio vorteilhaft ab und bereiten uns auf jede Eventualität vor. Der vorbildliche, schnelle Support und der agile, stets kundenorientierte, zielgerichtete und transparente Entwicklungsprozess sowie die sehr gute Begleitung in der Implementierungsphase unterstreichen den positiven Gesamteindruck dieses Produkts.

Ist ein cooles System!

Durch Zeitwart, das wir primär als Tool zur Raumbuchung nutzen, konnten wir unseren Service nachweislich verbessern. Die Software läuft zuverlässig – was Zeitwart aber wirklich auszeichnet, ist der persönliche Support: Rückmeldungen erfolgen schnell, kompetent und mit viel Verständnis für die oft komplexen Strukturen im öffentlichen Dienst. Auch bei kleinen Anliegen wird sofort unterstützt – stets freundlich, professionell und mit echtem Engagement. Man fühlt sich bei Zeitwart nicht nur gut betreut, sondern als echter Partner auf Augenhöhe.

Für uns war es wichtig, dass unterschiedliche Räume und Arbeitsplätze an mehreren Standorten individuell konfiguriert und übersichtlich dargestellt werden konnten. Das Rechte- und Rollen-System von Zeitwart hat sich als sehr flexibel erwiesen. Sehr gut war der Support durch das Team von Zeitwart, das nicht nur kurzfristig auf akute Fragen und Probleme reagiert hat, sondern auch rasch entsprechend unseren Bedürfnissen neue Features realisieren konnte.