29.11.2025
Raumbuchung und Ressourcenverwaltung für soziale Einrichtungen
hilft sozialen Trägern, Wohlfahrtsverbänden und Beratungsstellen, Räume, Fahrzeuge, Geräte und weitere Ressourcen zentral zu buchen, transparent zu verwalten und standortübergreifend zu organisieren.
Buchung trifft Innovation.
Soziale Einrichtungen organisieren nicht nur Räume. Häufig müssen auch Fahrzeuge, Medientechnik, Schlüssel, mobile Arbeitsplätze, Sportgeräte oder weitere gemeinsam genutzte Ressourcen koordiniert werden.
bündelt diese Buchungen in einem zentralen System. Mitarbeitende finden freie Räume und Ressourcen in wenigen Sekunden, buchen sie online und behalten jederzeit den Überblick über Verfügbarkeit, Zuständigkeiten und Auslastung.
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Herausforderungen im Alltag
In vielen sozialen Einrichtungen werden Räume und Ressourcen noch mit Outlook-Kalendern, Excel-Listen oder Papierplänen verwaltet. Das führt häufig zu Doppelbuchungen, unklaren Zuständigkeiten, fehlender Transparenz und hohem Abstimmungsaufwand. Gleichzeitig bleiben Räume ungenutzt und Genehmigungsprozesse kosten wertvolle Zeit. Mit werden alle Buchungen zentral verwaltet – für klare Prozesse, optimale Auslastung und eine deutlich einfachere Organisation.
Typische Einsatzszenarien
Wohlfahrtsverbände
Standortübergreifende Raumverwaltung mit zentralen Berechtigungen.
Beratungsstellen
Beratungszimmer transparent verwalten und Doppelbelegungen vermeiden.
Pflegeeinrichtungen
Therapie-, Besprechungs- und Schulungsräume effizient koordinieren.
Jugendhilfe
Gruppenräume und Besprechungsräume flexibel buchen.
Kirchliche Einrichtungen
Gemeinderäume, Seminarräume und Veranstaltungsflächen digital organisieren.
Nicht nur Räume: Auch Fahrzeuge, Technik und Ausstattung zentral buchen
Neben Räumen lassen sich mit auch zahlreiche weitere Ressourcen zentral verwalten und gemeinsam in einer Buchung reservieren. Ob Fahrzeuge, Beamer, Laptops, Medientechnik, Schlüssel, Sportgeräte, mobile Arbeitsplätze oder individuelle Ressourcen – alles wird in einem einzigen Buchungsvorgang organisiert. So behältst du jederzeit den Überblick und vermeidest doppelte Reservierungen oder aufwendige Abstimmungen.
Funktionen für soziale Einrichtungen
Differenzierte Rollenverwaltung
Unterschiedliche Teams, Standorte und Einrichtungen brauchen unterschiedliche Rechte. Mit legst du fest, wer welche Räume und Ressourcen sehen, buchen oder verwalten darf – zum Beispiel nach Standort, Einrichtung, Team oder Rolle.
Smartes Genehmigungsverfahren
Nicht jede Buchung muss manuell geprüft werden. gibt Standardbuchungen automatisch frei und leitet nur Sonderfälle zur Genehmigung weiter – etwa Fahrzeugbuchungen, Veranstaltungen außerhalb der Öffnungszeiten oder bestimmte Räume.
Microsoft Integration
Buchungen aus Microsoft 365 und Outlook werden mit synchronisiert – die gewohnte Arbeitsweise bleibt erhalten. So kann ein Beratungsraum nur für bestimmte Teams buchbar sein, ein Gruppenraum aber standortübergreifend.
Check-in
Per Check-in gelten Räume und Ressourcen nur dann als belegt, wenn die gebuchten Personen tatsächlich anwesend sind. Nicht genutzte Beratungs- oder Gruppenräume werden automatisch wieder freigegeben.
Statistik
Auswertungen zeigen, wie Räume, Fahrzeuge und Geräte tatsächlich genutzt werden – eine fundierte Grundlage für Planung, Standortentscheidungen und den wirtschaftlichen Einsatz knapper Ressourcen.
Hilfreiche Filterfunktion
Du kannst deine eigenen Attribute für Ressourcen erstellen, nach denen du filtern kannst.
Datenschutz und Berechtigungen
wird in Deutschland betrieben und eignet sich für Organisationen mit hohen Anforderungen an Datenschutz und IT-Sicherheit.
Unter anderem bietet :
Hosting in Deutschland
rollenbasierte Berechtigungen
verschlüsselte Datenübertragung
automatische Backups
Single Sign-on
konfigurierbare Datenlöschung
regelmäßige Sicherheitsupdates
Für Abstimmungen mit IT, Datenschutz und Einkauf stellt auf Wunsch passende Informationen zu Hosting, Datenschutz, Berechtigungen und Sicherheitsmaßnahmen bereit.
Raumbelegung direkt vor Ort anzeigen
Auf Wunsch zeigt die aktuelle Belegung direkt am Raum an.
Mit den digitalen Türschildern werden:
aktuelle Termine angezeigt
spontane Buchungen sichtbar
freie Räume sofort erkannt
Dadurch entfällt das Ausdrucken und Austauschen von Belegungsplänen. Die Anzeige erfolgt auf digitalen E-Paper-Displays und kann zentral verwaltet werden.
Praxisbeispiel: HHO Verwaltungs GmbH – eine große soziale Organisation mit über 80 Standorten in Stadt und Landkreis Osnabrück (Bildung, Arbeit und Wohnen). Bislang liefen Fahrzeugplanung, Catering und Besprechungsräume über einzelne Open-Source-Tools – mit sind diese Ressourcen jetzt in einer zentralen Lösung organisiert.
Das sagen unsere Kunden
”
Die Zusammenarbeit mit dem Team ist ein absoluter Mehrwert. So wurden unsere Anforderungen genau aufgenommen und sogar gezielte Anpassungen für uns umgesetzt. Dadurch konnte ein für uns individuelles und passend abgestimmtes Ergebnis erzielt werden.
“
Marcel Auf der Masch
IT-Abteilung
HHO Verwaltungs GmbH
Häufige Fragen
Ja. eignet sich sowohl für einzelne Einrichtungen als auch für große Organisationen mit mehreren Standorten.
Ja. Rollen, Rechte und Organisationseinheiten lassen sich individuell konfigurieren. So kannst du festlegen, wer bestimmte Räume und Ressourcen sehen, buchen oder verwalten darf.
Ja. Rechte lassen sich fein nach Standort, Einrichtung, Team oder Rolle vergeben – so sieht und bucht jede Gruppe nur die für sie freigegebenen Räume und Ressourcen.
Ja. Microsoft 365 und Outlook können bidirektional synchronisiert werden.
Ja. Neben Räumen lassen sich auch Fahrzeuge, Beamer, Laptops, Medientechnik, Schlüssel, Sportgeräte, mobile Arbeitsplätze und weitere Ressourcen zentral verwalten und gemeinsam buchen.
Ja. Neben Räumen lassen sich Fahrzeuge, Technik und weitere Ressourcen verwalten und in einem Vorgang gemeinsam mit Räumen buchen.
Nein. ist eine Software-as-a-Service-Lösung und wird vollständig über den Browser genutzt.
Ja. Für bestimmte Räume, Ressourcen, Rollen oder Organisationseinheiten können Genehmigungsprozesse eingerichtet werden – zum Beispiel für Fahrzeuge, Veranstaltungen oder Buchungen außerhalb regulärer Zeiten.
Jetzt die Raumbuchung digitalisieren
Ob Beratungsstelle, Wohlfahrtsverband oder soziale Einrichtung – mit organisierst du Räume und Ressourcen einfach, transparent und effizient.
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