29.11.2025
Raumbuchung und Ressourcenverwaltung für soziale Einrichtungen
Damit Organisation nicht zur Hauptaufgabe wird.
Räume, Fahrzeuge und Ressourcen einfach über alle Standorte verwalten
Soziale Einrichtungen organisieren täglich Beratungsräume, Besprechungsräume, Dienstfahrzeuge, Arbeitsplätze und zahlreiche weitere Ressourcen. Gleichzeitig arbeiten Mitarbeitende an unterschiedlichen Standorten oder sind mobil im Einsatz.
Mit Zeitwart verwalten Sie Räume, Ressourcen und Veranstaltungen zentral auf einer Plattform. Mitarbeitende buchen selbstständig die Ressourcen, die sie benötigen, während jede Einrichtung ihre eigenen Verantwortlichkeiten und Berechtigungen behält.
Weniger Organisation. Mehr Zeit für Menschen.
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Die Herausforderungen sozialer Einrichtungen
Mit jedem neuen Standort wachsen auch die organisatorischen Anforderungen. Unterschiedliche Teams, mobile Mitarbeitende und gemeinsam genutzte Ressourcen machen die Verwaltung zunehmend komplex.
Viele Standorte koordinieren
Beratungsstellen, Wohnheime, Tagesstätten oder Verwaltungsstandorte arbeiten eigenständig. Trotzdem sollen Räume, Fahrzeuge und weitere Ressourcen zentral verwaltet und standortübergreifend nutzbar sein.
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Mobile Mitarbeitende unterstützen
Viele Mitarbeitende sind unterwegs – beispielsweise bei Hausbesuchen oder in verschiedenen Einrichtungen. Sie benötigen jederzeit Zugriff auf freie Räume, Fahrzeuge oder Arbeitsplätze – auch von unterwegs.
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Unterschiedliche Berechtigungen
Nicht jeder Mitarbeitende darf jede Ressource nutzen. Beratungsräume sind häufig einem Standort zugeordnet, Fahrzeuge können dagegen standortübergreifend gebucht werden. Diese Regeln müssen flexibel und ohne zusätzlichen Verwaltungsaufwand umgesetzt werden.
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Mehr als nur Räume verwalten
Neben Besprechungsräumen gehören heute auch Beratungsräume, Fahrzeuge, Arbeitsplätze, Schlüssel, Tablets oder Präsentationstechnik zum Arbeitsalltag. Alle Ressourcen sollen einfach auffindbar und buchbar sein.
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Veranstaltungen und Schulungen organisieren
Fortbildungen, Elternabende, Informationsveranstaltungen oder interne Schulungen gehören zum Alltag sozialer Einrichtungen. Anmeldungen, Teilnehmerlisten und Einlass sollen digital und ohne zusätzlichen Aufwand verwaltet werden.
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Bestehende Systeme weiter nutzen
Vorhandene Benutzerkonten und bestehende IT-Systeme sollen weiter genutzt werden. Zusätzliche Benutzerverwaltungen oder doppelte Datenpflege sind dabei unerwünscht.
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Funktionen für soziale Einrichtungen
Differenzierte Rollenverwaltung
Unterschiedliche Teams, Standorte und Einrichtungen brauchen unterschiedliche Rechte. Mit Zeitwart legst du fest, wer welche Räume und Ressourcen sehen, buchen oder verwalten darf – zum Beispiel nach Standort, Einrichtung, Team oder Rolle.
Smartes Genehmigungsverfahren
Nicht jede Buchung muss manuell geprüft werden. Zeitwart gibt Standardbuchungen automatisch frei und leitet nur Sonderfälle zur Genehmigung weiter – etwa Fahrzeugbuchungen, Veranstaltungen außerhalb der Öffnungszeiten oder bestimmte Räume.
Microsoft Integration
Buchungen aus Microsoft 365 und Outlook werden mit Zeitwart synchronisiert – die gewohnte Arbeitsweise bleibt erhalten. So kann ein Beratungsraum nur für bestimmte Teams buchbar sein, ein Gruppenraum aber standortübergreifend.
Check-in
Per Check-in gelten Räume und Ressourcen nur dann als belegt, wenn die gebuchten Personen tatsächlich anwesend sind. Nicht genutzte Beratungs- oder Gruppenräume werden automatisch wieder freigegeben.
Statistik
Auswertungen zeigen, wie Räume, Fahrzeuge und Geräte tatsächlich genutzt werden – eine fundierte Grundlage für Planung, Standortentscheidungen und den wirtschaftlichen Einsatz knapper Ressourcen.
Hilfreiche Filterfunktion
Du kannst deine eigenen Attribute für Ressourcen erstellen, nach denen du filtern kannst.
Raumbelegung direkt vor Ort anzeigen
Auf Wunsch zeigt Zeitwart die aktuelle Belegung direkt am Raum an.
Mit den digitalen Türschildern werden:
aktuelle Termine angezeigt
spontane Buchungen sichtbar
freie Räume sofort erkannt
Dadurch entfällt das Ausdrucken und Austauschen von Belegungsplänen. Die Anzeige erfolgt auf digitalen E-Paper-Displays und kann zentral verwaltet werden.
Praxisbeispiel: HHO Verwaltungs GmbH
Eine große soziale Organisation mit über 80 Standorten in Stadt und Landkreis Osnabrück (Bildung, Arbeit und Wohnen). Bislang liefen Fahrzeugplanung, Catering und Besprechungsräume über einzelne Open-Source-Tools – mit Zeitwart sind diese Ressourcen jetzt in einer zentralen Lösung organisiert.
Das sagen unsere Kunden
”
Die Zusammenarbeit mit dem Zeitwart Team ist ein absoluter Mehrwert. So wurden unsere Anforderungen genau aufgenommen und sogar gezielte Anpassungen für uns umgesetzt. Dadurch konnte ein für uns individuelles und passend abgestimmtes Ergebnis erzielt werden.
“
Marcel Auf der Masch
IT-Abteilung
HHO Verwaltungs GmbH
Häufige Fragen
Ja. Zeitwart eignet sich sowohl für einzelne Einrichtungen als auch für große Organisationen mit mehreren Standorten.
Ja. Rollen, Rechte und Organisationseinheiten lassen sich individuell konfigurieren. So kannst du festlegen, wer bestimmte Räume und Ressourcen sehen, buchen oder verwalten darf.
Ja. Rechte lassen sich fein nach Standort, Einrichtung, Team oder Rolle vergeben – so sieht und bucht jede Gruppe nur die für sie freigegebenen Räume und Ressourcen.
Ja. Microsoft 365 und Outlook können bidirektional synchronisiert werden.
Ja. Neben Räumen lassen sich auch Fahrzeuge, Beamer, Laptops, Medientechnik, Schlüssel, Sportgeräte, mobile Arbeitsplätze und weitere Ressourcen zentral verwalten und gemeinsam buchen.
Ja. Neben Räumen lassen sich Fahrzeuge, Technik und weitere Ressourcen verwalten und in einem Vorgang gemeinsam mit Räumen buchen.
Nein. Zeitwart ist eine Software-as-a-Service-Lösung und wird vollständig über den Browser genutzt.
Ja. Für bestimmte Räume, Ressourcen, Rollen oder Organisationseinheiten können Genehmigungsprozesse eingerichtet werden – zum Beispiel für Fahrzeuge, Veranstaltungen oder Buchungen außerhalb regulärer Zeiten.
Jetzt die Raumbuchung digitalisieren
Ob Beratungsstelle, Wohlfahrtsverband oder soziale Einrichtung – mit Zeitwart organisierst du Räume und Ressourcen einfach, transparent und effizient.
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