Smartes Genehmigungsverfahren

Genehmigungen sind ein Kompromiss: Sie geben Kontrolle, kosten aber Zeit – und zwar bei denen, die ohnehin wenig davon haben. Zeitwart löst das, indem nur noch die Fälle auf dem Tisch landen, bei denen wirklich jemand entscheiden muss.

Wo Genehmigungen gelten, entscheidest du

Das Verfahren wird je Organisationseinheit eingeschaltet und vererbt sich von dort nach unten. Besprechungsräume laufen damit ohne Rückfrage durch, während die Aula, das Labor oder die Veranstaltungsfläche eine Freigabe verlangen. Wer genehmigen darf, ergibt sich aus dem entsprechenden Recht in dieser Einheit.

Anfragen landen dort, wo sie hingehören

Sobald eine Buchung eine Freigabe braucht, entsteht eine Anfrage in der Warteschlange aller Genehmigungsberechtigten dieser Einheit. Zusätzlich lässt sich eine zentrale Sammeladresse hinterlegen – praktisch für ein Sekretariat, das die Anfragen zuerst sichtet. Beides ist unabhängig voneinander schaltbar.

Wo eine Begründung nötig ist, erzwingst du das Feld. Und wo Genehmigende regelmäßig dieselben Rückfragen stellen, hinterlegst du einen Freitext, der zusätzlich in der Anfrage-Mail erscheint: Fristen, Rückfragekontakt, interne Regeln. Der Text wird je Einheit gesetzt oder global vorgegeben.

Der eigentliche Trick: automatische Freigabe

Die entscheidende Einstellung heißt Unbeantwortete Anfragen bei Terminbeginn automatisch genehmigen. Bleibt eine Anfrage liegen, wird sie kurz vor Beginn von selbst freigegeben – mit einem Vorlauf, den du in Minuten festlegst.

Damit dreht sich die Logik um: Nicht mehr jede Buchung braucht ein aktives Ja, sondern nur noch der Widerspruch braucht eine Handlung. Urlaub, Krankheit oder ein voller Posteingang blockieren dann keine Raumnutzung mehr. Wer strenger arbeiten will, lässt den Schalter aus – dann bleibt es beim klassischen Vier-Augen-Prinzip.

Für wen sich das lohnt

• Hochschulen, die Hörsäle und Labore freigeben, Seminarräume aber offen lassen

• Unternehmen mit repräsentativen Räumen, die abgestimmt werden müssen

• öffentliche Einrichtungen, die Räume an externe Gruppen vergeben

• alle, bei denen heute eine Person Flaschenhals für sämtliche Raumanfragen ist

Vorteile auf einen Blick

• Genehmigungen nur dort, wo sie gebraucht werden – je Organisationseinheit schaltbar

• Anfragen erreichen alle Berechtigten und wahlweise eine zentrale Sammeladresse

• Begründung erzwingbar, eigener Hinweistext in der Anfrage-Mail

• automatische Freigabe kurz vor Terminbeginn verhindert liegengebliebene Anfragen

• Einstellungen vererben sich im Baum und lassen sich je Einheit überschreiben