Am 11. November 2025 war es so weit: Zeitwart wurde an der Universitätsbibliothek (UB) Erlangen-Nürnberg, einer zentralen Einrichtung der Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg (FAU), erfolgreich in Betrieb genommen – und das direkt an drei Standorten gleichzeitig:

• Hauptbibliothek in Erlangen

• Technisch-naturwissenschaftliche Zweigbibliothek (TNZB) in Erlangen

• Wirtschafts- und Sozialwissenschaftliche Zweigbibliothek (WSZB) in Nürnberg

Mit der Einführung von Zeitwart wurde ein nicht mehr zeitgemäßes Buchungssystem abgelöst, das den hohen Anforderungen an Flexibilität und Skalierbarkeit im universitären Alltag nicht mehr gewachsen war. Zeitwart bietet nun eine moderne, webbasierte Lösung zur Raum- und Ressourcenverwaltung, die auf die komplexen Strukturen und vielfältigen Nutzungsszenarien einer Großuniversität zugeschnitten ist.

Neues Check-In-System: Gemeinsam mit der UB entwickelt

Ein besonderes Highlight bei der Einführung war der erstmalige Einsatz des neuen Check-In-Systems, das in enger Zusammenarbeit mit den Mitarbeitenden der Universitätsbibliothek entwickelt wurde. Ziel war es, ein nutzerzentriertes System zu schaffen, das nicht nur technisch überzeugt, sondern vor allem den konkreten Bedürfnissen der Studierenden und Mitarbeitenden entspricht.

So wurde das Check-In-Verfahren von Beginn an praxisnah konzipiert: Es erlaubt Studierenden beispielsweise, sich bei Nutzung eines Lernplatzes unkompliziert per QR-Code einzuchecken. Dadurch wird nicht nur die tatsächliche Anwesenheit erfasst – es entsteht auch ein faires und transparentes System, das verhindert, dass reservierte, aber nicht genutzte Plätze blockiert bleiben. Nicht genutzte Plätze werden nach einer festgelegten Zeit automatisch wieder freigegeben, sodass andere Studierende davon profitieren können. Gleichzeitig liefert das System der Bibliothek wertvolle Daten zur tatsächlichen Nutzung, um die Ressourcenplanung gezielt zu optimieren und Engpässe frühzeitig zu erkennen.

Interaktive Karten und flexible Buchungsregeln

Ein weiteres zentrales Element der neuen Lösung sind die umfangreichen, interaktiven Raumkarten, die speziell für die Bibliotheksstandorte der FAU erstellt wurden. Sie bieten eine klare visuelle Übersicht über verfügbare Arbeitsplätze, ermöglichen gezielte Buchungen direkt über den Grundriss und visualisieren Belegungen in Echtzeit.

Dank der flexibel konfigurierbaren Buchungsregeln können einzelne Bereiche gezielt gesteuert und beispielsweise für bestimmte Nutzergruppen reserviert werden – etwa für Gruppenarbeitsräume, ruhige Lernplätze oder spezielle Servicebereiche. Dies erhöht nicht nur die Effizienz der Flächennutzung, sondern auch die Zufriedenheit der Nutzerinnen und Nutzer.

Zusammenarbeit auf Augenhöhe

Der Projekterfolg basiert zu großen Teilen auf der konstruktiven und partnerschaftlichen Zusammenarbeit mit dem Team der Universitätsbibliothek. Im gemeinsamen Austausch wurden Anforderungen präzise definiert, Umsetzungsschritte koordiniert und kontinuierlich validiert – ein Vorgehen, das sich in der hohen Akzeptanz bei den ersten Nutzenden widerspiegelt.

Für uns war es wichtig, dass unterschiedliche Räume und Arbeitsplätze an mehreren Standorten individuell konfiguriert und übersichtlich dargestellt werden konnten. Das Rechte- und Rollen-System von Zeitwart hat sich als sehr flexibel erwiesen. Sehr gut war der Support durch das Team von Zeitwart, das nicht nur kurzfristig auf akute Fragen und Probleme reagiert hat, sondern auch rasch entsprechend unseren Bedürfnissen neue Features realisieren konnte.

Christoph Ackermann, Stellvertretender Leiter der Abteilung Benutzungsdienste

Ein starkes System für eine große Universität

Mit rund 40.000 Studierenden gehört die FAU zu den größten Universitäten Deutschlands. Die Einführung von Zeitwart an der UB Erlangen-Nürnberg zeigt eindrucksvoll, wie digitale Prozesse in großen Organisationen erfolgreich eingeführt und betrieben werden können – nutzernah, flexibel und skalierbar.

Wir bedanken uns herzlich bei allen Beteiligten für das Vertrauen, die Offenheit und die hervorragende Zusammenarbeit. Die Einführung von Zeitwart an der Universitätsbibliothek Erlangen-Nürnberg ist ein gelungenes Beispiel dafür, wie moderne Raumverwaltung in der Praxis erfolgreich umgesetzt werden kann – mit spürbarem Nutzen für Hochschulen und ihre Nutzer:innen.