Check-in
Stelle sicher, dass gebuchte Räume auch wirklich genutzt werden. Mit dem intelligenten Check-in von werden ungenutzte Buchungen automatisch erkannt und Räume wieder freigegeben.
Schluss mit ungenutzten Reservierungen
In vielen Organisationen werden Besprechungsräume frühzeitig reserviert – doch nicht jede Buchung findet tatsächlich statt. Kurzfristige Absagen oder vergessene Termine führen dazu, dass Räume leer bleiben, obwohl sie im Buchungssystem als belegt erscheinen.
Mit dem optionalen Check-in von stellst du sicher, dass gebuchte Räume auch tatsächlich genutzt werden. Nur wenn die Buchung vor Ort bestätigt wird, bleibt sie bestehen.
Dadurch werden freie Kapazitäten schneller erkannt und anderen Mitarbeitenden wieder zur Verfügung gestellt.
Einfach per QR-Code oder direkt im System einchecken
Der Check-in ist bewusst einfach gestaltet und dauert nur wenige Sekunden.
Je nach Einsatzszenario kann der Check-in erfolgen über:
QR-Code am Raum
Raumdisplay
Weboberfläche
weitere integrierte Check-in-Möglichkeiten
Sobald der Check-in erfolgt ist, bleibt die Buchung aktiv und der Raum steht während des gebuchten Zeitraums zur Verfügung.
Der Check-in kann sowohl durch den Buchenden als auch – je nach Konfiguration – durch registrierte Teilnehmer erfolgen. Dadurch bleibt das Verfahren auch bei Vertretungen oder wechselnden Teilnehmern flexibel.
Räume automatisch wieder freigeben
Bleibt der Check-in aus, reagiert automatisch.
Nach Ablauf eines frei definierbaren Zeitfensters kann das System die Buchung selbstständig stornieren und den Raum unmittelbar wieder freigeben.
Dadurch profitieren alle Mitarbeitenden von:
mehr verfügbaren Räumen
weniger Leerständen
höherer Auslastung
fairerer Nutzung gemeinsamer Ressourcen
Gerade in Unternehmen und Hochschulen mit hoher Raumauslastung sorgt diese Funktion für eine deutlich effizientere Nutzung vorhandener Flächen.
Flexible Regeln für deine Organisation
Nicht jede Ressource benötigt einen Check-in. Deshalb lässt sich die Funktion individuell konfigurieren.
Du entscheidest beispielsweise:
für welche Räume ein Check-in erforderlich ist
wie lange auf einen Check-in gewartet wird
wann eine Buchung automatisch storniert wird
ob Nutzer vorher erinnert werden
wer den Check-in durchführen darf
Dadurch passt sich optimal an deine organisatorischen Abläufe an und unterstützt sowohl einfache als auch komplexe Buchungsprozesse.
Erinnerungen verhindern vergessene Termine
Damit möglichst wenige Buchungen verfallen, kann Nutzer rechtzeitig an ihren Termin erinnern.
Automatische Benachrichtigungen helfen dabei,
Termine nicht zu vergessen,
den Check-in rechtzeitig durchzuführen,
unnötige Stornierungen zu vermeiden.
So verbessert sich die Nutzererfahrung und gleichzeitig steigt die tatsächliche Nutzung deiner Räume.
Auswertungen für eine bessere Flächenplanung
dokumentiert Check-ins und No-Shows und stellt die Daten für Auswertungen zur Verfügung.
Dadurch erkennst du beispielsweise:
welche Räume häufig nicht genutzt werden
wie hoch die tatsächliche Auslastung ist
welche Bereiche besonders gefragt sind
wie viele Buchungen automatisch freigegeben wurden
Diese Erkenntnisse helfen dir dabei, deine Flächenplanung kontinuierlich zu optimieren und fundierte Entscheidungen auf Basis realer Nutzungsdaten zu treffen.
Vorteile auf einen Blick
Mit dem Check-in von profitierst du von:
Weniger No-Shows und Leerständen
Automatischer Freigabe ungenutzter Räume
Einfachem Check-in per QR-Code oder Raumdisplay
Frei konfigurierbaren Check-in-Regeln
Erinnerungen vor Beginn der Buchung
Höherer Auslastung vorhandener Räume
Transparenter Auswertung der tatsächlichen Raumnutzung
Effizienterer Nutzung gemeinsamer Ressourcen
Mit dem intelligenten Check-in sorgt dafür, dass deine Räume nicht nur gebucht, sondern auch tatsächlich genutzt werden. Ungenutzte Reservierungen werden automatisch erkannt, wertvolle Kapazitäten freigegeben und die Auslastung deiner Räume nachhaltig verbessert.