Das Problem leerer Reservierungen

Gerade in Bibliotheken mit hoher Nachfrage nach Arbeitsplätzen zeigt sich ein wiederkehrendes Muster: Plätze werden im Voraus reserviert, doch ein Teil der Nutzer erscheint nicht. Diese sogenannten No-Shows blockieren wertvolle Ressourcen, verzerren Statistiken zur Auslastung und führen zu Frust bei Studierenden, die dringend einen Arbeitsplatz benötigen.

Mit dem QR-Code-Check-in von Zeitwart haben Bibliotheken und andere Institutionen nun ein Werkzeug, das diesen Herausforderungen begegnet. Erst wenn sich eine Nutzerin oder ein Nutzer vor Ort per Smartphone eincheckt, gilt ein Arbeitsplatz tatsächlich als belegt. Bleibt die Person aus, wird der Platz automatisch freigegeben und kann von anderen genutzt werden.

Flexible QR-Codes für unterschiedliche Szenarien

Die Stärke des Systems liegt in seiner Flexibilität. Bibliotheken, Universitäten oder Unternehmen können selbst entscheiden, ob der QR-Code für einen einzelnen Arbeitsplatz, einen ganzen Lesesaal, mehrere Etagen oder sogar das gesamte Gebäude gültig sein soll. Diese Bandbreite ermöglicht es, die Check-in-Regeln exakt an die eigene Organisation anzupassen.

Darüber hinaus lassen sich die Codes zeitlich steuern. Während statische Codes beispielsweise dauerhaft an einem Arbeitsplatz angebracht sein können, gehen dynamische QR-Codes einen Schritt weiter: Sie verändern sich in kurzen Intervallen und können zusätzlich an digitale Raumdisplays oder E-Paper-Stationen gebunden werden.

Dynamische Codes verhindern Missbrauch

Ein zentrales Problem vieler Buchungssysteme ist die Möglichkeit, QR-Codes einfach abzufotografieren und später für ein „Fern-Check-in“ zu missbrauchen. Genau hier setzen dynamische QR-Codes von Zeitwart an. Da sich der Code in kurzen Abständen automatisch erneuert, ist ein Foto oder Screenshot schon nach wenigen Sekunden wertlos.

Das bedeutet: Ein Check-in funktioniert ausschließlich, wenn man sich tatsächlich am Arbeitsplatz befindet. Wer einen Platz reserviert, aber nicht erscheint, verliert nach Ablauf der Frist automatisch die Belegung. Für Bibliotheken ist dies ein enormer Vorteil, da es eine faire und transparente Verteilung der Arbeitsplätze garantiert. Gleichzeitig steigt die Verlässlichkeit der Statistiken, weil sie nicht mehr von fingierten Buchungen verfälscht werden.

Check-in auch ohne Smartphone möglich

Nicht alle Besucherinnen und Besucher verfügen über ein Smartphone oder möchten es für den Check-in nutzen. Damit auch diese Zielgruppe Arbeitsplätze zuverlässig reservieren und nutzen kann, bietet Zeitwart eine einfache Alternative: Der Check-in kann jederzeit durch Mitarbeitende der Bibliothek oder Organisation durchgeführt werden.

In der Praxis bedeutet das, dass Nutzerinnen und Nutzer ohne Smartphone lediglich an der Ausleihe oder am Service-Desk Bescheid geben. Dort wird der Check-in manuell durch das Bibliothekspersonal bestätigt. Auf diese Weise bleibt das System für alle fair, unabhängig von den technischen Voraussetzungen der einzelnen Personen.

Für Bibliotheken hat das einen zusätzlichen Vorteil: Sie behalten auch in Sonderfällen die volle Kontrolle über die Vergabe der Arbeitsplätze, während gleichzeitig die Transparenz und Nachvollziehbarkeit im System gewährleistet bleibt.

Integration in bestehende Systeme

Viele Institutionen setzen bei der Raum- und Arbeitsplatzverwaltung bereits auf Microsoft 365 oder Outlook. Zeitwart integriert sich nahtlos in diese Systeme: Ein über Outlook gebuchter Arbeitsplatz oder Raum kann per QR-Code-Check-in bestätigt werden. Für die Nutzerinnen und Nutzer bleibt der gewohnte Buchungsprozess bestehen, während die Institution von zusätzlichen Transparenz- und Kontrollmechanismen profitiert.

Mehr Effizienz in Bibliotheken

Besonders Bibliotheken profitieren von diesem Ansatz. Arbeitsplätze sind hier oft knapp und die Nachfrage hoch, insbesondere in Prüfungszeiten. Durch den Check-in mit QR-Codes können Bibliotheken sicherstellen, dass reservierte Plätze auch tatsächlich genutzt werden. No-Shows werden automatisch sichtbar, freie Plätze werden wieder für andere Lernende freigegeben, und die Verwaltung erhält ein realistisches Bild über die tatsächliche Auslastung.

In der wissenschaftlichen Bibliothek Nürnberg-Erlangen startet in Kürze ein Pilotprojekt mit dem neuen Check-in-System. Ziel ist es, die Nutzung der Arbeitsplätze transparenter zu machen und die Zahl leerer Reservierungen deutlich zu reduzieren. Über die Ergebnisse werden wir bald berichten.

Von der Raumverwaltung zur smarten Flächenplanung

Der Nutzen geht jedoch weit über die reine Vermeidung von No-Shows hinaus. Mit den erfassten Daten können Bibliotheken und Organisationen ihre Flächen viel gezielter planen. Beliebte Arbeitsbereiche werden sichtbar, Auslastungsspitzen lassen sich analysieren, und die Einrichtung kann besser auf den tatsächlichen Bedarf reagieren.

So entwickelt sich die Raumverwaltung von einer reinen Buchungslogik hin zu einer datenbasierten Flächenstrategie. Bibliotheken können etwa prüfen, ob zusätzliche Arbeitsplätze benötigt werden oder ob bestehende Bereiche umgestaltet werden sollten. Unternehmen erhalten die Möglichkeit, Büroflächen effizienter zu nutzen und Kosten zu reduzieren.

Sofort nutzbar ohne Zusatzmodule

Das Check-in-Feature mit QR-Codes wird in Kürze für alle Zeitwart-Kunden freigeschaltet. Es sind keine zusätzlichen Module erforderlich, und die Einrichtung ist schnell erledigt. Bibliotheken, Hochschulen und Unternehmen können damit unmittelbar beginnen, ihre Raum- und Arbeitsplatzverwaltung auf ein neues Level zu heben.