Meine Buchungen

Hinter dem Menüpunkt Buchungen liegt deine eigene Sicht auf alles, was du gebucht hast oder entscheiden musst. Die vollständige Liste aller Buchungen der Installation ist etwas anderes – die liegt in der Administration.

Ein Menüpunkt, vier Bereiche

Oben auf der Seite schaltest du zwischen den Bereichen um. Jeder hat seine eigene Adresse, sodass Links aus E-Mails direkt am richtigen Ort landen.

Ein Bereich erscheint nur, wenn deine Rechte ihn hergeben. Gibt es nur den eigenen, fehlt der Umschalter ganz.

Der Menüeintrag denkt mit. Liegen Genehmigungen an, führt er direkt in die Warteschlange – die Zahl steht als Abzeichen daneben. Hast du keine Raumrechte, aber Ticketbuchungen, landest du in deinen Veranstaltungen. Sonst in deinen eigenen Buchungen.

Der Bereich „Meine"

Ganz oben sitzt der Check-in-Bereich: Läuft gerade eine Buchung, die einen Check-in erwartet, steht sie hier mit dem passenden Knopf. Mehr dazu unter Check-in.

Darunter die Liste. Zwei Filter helfen beim Sortieren:

• Zeit – Kommende oder Vergangene

• Status – Angefragt, Bestätigt, Automatisch bestätigt, Abgelehnt

Gibt es nichts zu zeigen, steht dort „Keine Buchungen gefunden."

Je Buchung

Jede Zeile zeigt Titel, Zeitraum, Ressource und Status. Ein Klick öffnet die Buchung mit den Aktionen, die deine Rechte hergeben: ändern, stornieren, löschen, Teilnehmer verwalten. Wie das im Einzelnen geht, steht unter Buchungen erstellen.

Wenn eine Buchung dauerhaft auf „Angefragt" steht

Das hat fast immer einen von zwei Gründen: Entweder gibt es in der zuständigen Organisationseinheit niemanden mit dem Recht zu genehmigen, oder die automatische Genehmigung ist nicht eingeschaltet. In beiden Fällen hilft nur ein Hinweis an deine Administration – warten löst es nicht.

Wenn eine Buchung verschwindet

Buchungen verfallen nicht von selbst, mit einer Ausnahme: Bleibt ein verpflichtender Check-in aus, wird die Buchung automatisch ausgecheckt und der Raum wieder freigegeben. An der Buchung steht dann Check-in nicht erfolgt (no-show). Deshalb sitzt der Check-in-Bereich ganz oben.

Teilnahme bestätigen oder ablehnen

Nicht jede Buchung, in der du auftauchst, hast du selbst angelegt. Trägt dich jemand als Teilnehmer ein, kann Zeitwart dich um eine Rückmeldung bitten: Bist du dabei?

Woran du es merkst

An der Buchung steht dann „Diese Buchung wartet noch auf deine Bestätigung als Teilnehmer." Je nachdem, was du in deinem Profil eingestellt hast, bekommst du zusätzlich eine E-Mail oder eine Push-Nachricht – der Anlass heißt dort Check-in und Teilnahme.

Du findest die Buchung unter Meine Buchungen.

Zusagen oder absagen

Zwei Knöpfe stehen zur Wahl:

• Buchung bestätigen – Zeitwart meldet „Deine Teilnahme wurde bestätigt."

• Ablehnen – es folgt die Rückfrage „Möchtest du deine Teilnahme an dieser Buchung wirklich ablehnen?" mit einem Feld Begründung (optional).

Die Begründung ist freiwillig, geht aber an die Person, die die Buchung angelegt hat. Ein Satz erspart eine Rückfrage.

Die Zustände

Was passiert, wenn du nicht antwortest

Die Rückmeldung hat eine Frist. Läuft sie ab, steht an deiner Teilnahme Rückmeldefrist abgelaufen. Der Termin bleibt bestehen – die anlegende Person weiß dann aber, dass von dir keine Zusage vorliegt.

Abgrenzung zum Check-in

Die Teilnahmebestätigung sagt vorab, ob du kommen willst. Der Check-in bestätigt am Termin selbst, dass tatsächlich jemand da ist, und gibt den Raum frei, wenn niemand erscheint. Das eine ersetzt das andere nicht.

Buchungen genehmigen

Manche Räume dürfen nicht einfach belegt werden – jemand muss zustimmen. Wenn du dieses Jemand bist, ist dies deine Seite.

Wer diesen Bereich sieht

Wer in mindestens einer Organisationseinheit das Recht Buchungen genehmigen trägt. Die Zahl offener Vorgänge steht als Abzeichen am Menüeintrag; liegen welche an, führt der Menüpunkt Buchungen direkt hierher.

Warum es hier keinen Zeitfilter gibt

In den anderen Bereichen kannst du zwischen kommenden und vergangenen Buchungen umschalten – hier nicht. Die Warteschlange zeigt alles Unentschiedene, auch wenn der Termin längst vorbei ist.

Das ist Absicht: Eine übersehene Anfrage soll nicht durch Zeitablauf aus der Ansicht verschwinden. Der Statusfilter steht dir weiterhin zur Verfügung.

Entscheiden

Je Vorgang kannst du genehmigen oder ablehnen. Beim Ablehnen kannst du einen Grund erfassen – er wird der anfragenden Person angezeigt. Nutze ihn: Eine Ablehnung ohne Begründung erzeugt fast immer eine Rückfrage.

Bei genehmigungspflichtigen Ressourcen hat die anfragende Person oft schon eine Begründung mitgeschickt; manche Organisationseinheiten machen sie zur Pflicht. Sie steht an der Anfrage.

Mehrere Räume in einer Anfrage

Entschieden wird je Ressource, nicht je Buchung. Betrifft eine Anfrage drei Räume, kannst du zwei genehmigen und einen ablehnen. Die Buchung trägt dann einen Sammelstatus:

Für die anfragende Person heißt das: Der Termin findet statt, aber nicht überall.

Dienstleistungen entscheidest du hier nicht

Enthält eine Buchung Services – Catering, Technik, Bestuhlung –, werden die getrennt entschieden, und zwar von den jeweiligen Dienstleistern. Ein Termin kann Leistungen mehrerer Dienstleister tragen, die unabhängig voneinander zusagen.

Aus demselben Grund schlägt eine abgelehnte Dienstleistung nicht auf den Status der Raumbuchung durch. Mehr dazu unter Dienstleistungen dazubuchen.

Wenn niemand entscheidet

Zwei Einstellungen der Organisationseinheit können einspringen, wenn eine Anfrage liegen bleibt: Unbeantwortete Anfragen lassen sich bei Terminbeginn automatisch genehmigen, mit einstellbarem Vorlauf. Und Anfragen lassen sich an alle Genehmigenden oder an eine zentrale Adresse schicken.

Ob das bei euch eingeschaltet ist, weiß deine Administration. Ist es das nicht, bleibt eine Anfrage stehen, bis jemand sie anfasst.