10.11.2025
Check-in
Nur wer erscheint, blockiert den Raum – und was das Display sonst noch kann
Der Check-in bestätigt, dass du einen gebuchten Raum wirklich nutzt – über „Meine Buchungen", einen QR-Code oder das Display am Raum, und nur in einem Zeitfenster um den Beginn. Am Display kannst du zusätzlich spontan buchen und eine laufende Buchung verlängern, verkürzen oder beenden.
Räume gelten erst dann als belegt, wenn die Person, die gebucht hat, auch wirklich da ist. Der Check-in ist die Bestätigung dafür. Er verhindert, dass reservierte, aber ungenutzte Räume für alle anderen gesperrt bleiben.
Ob dein Raum einen Check-in verlangt, entscheidet deine Organisation je Organisationseinheit. Steht es an, findest du es in der Buchungsbestätigung und an der Buchung selbst.
Wo du eincheckst
Der Check-in-Bereich sitzt oben in Buchungen → Meine. Unter der Überschrift Aktive Buchungen steht dort „Für folgende Buchungen ist ein Check-in nötig:" und darunter jede betroffene Buchung.
Die alte Adresse /check_in gibt es weiterhin – sie leitet auf diese Seite weiter.
Die drei Wege
Weg | Wann er passt |
|---|---|
Knopf Check-in an der Buchung | wenn die Buchung genau eine Ressource hat: ein Tipp genügt |
QR-Code scannen | der Knopf öffnet die Kamera im Browser; du scannst den Code am Raum oder auf dem Display |
Display am Raum | Check-in per Fingertipp direkt am Türschild, ganz ohne eigenes Gerät |
Nach dem Scannen meldet Zeitwart „Check-in erfolgreich." Steht kein Check-in an, zeigt die Seite „Es gibt keine Buchungen mit einem offenen Check-in".
Das Zeitfenster
Der Check-in ist nicht dauerhaft möglich, sondern in einem Fenster um den Beginn der Buchung herum: eine Spanne davor und eine Nachfrist danach. Beide legt deine Organisationseinheit fest.
Ein Beispiel für eine Buchung um 10:00 Uhr mit 20 Minuten Vorlauf und 15 Minuten Nachfrist:
Uhrzeit | Was gilt |
|---|---|
vor 09:40 | Check-in noch nicht möglich |
09:40 bis 10:15 | Check-in möglich |
ab 10:15 | Frist abgelaufen, die Buchung gilt als No-Show |
Die genauen Zeiten stehen in deiner Buchungsbestätigung.
Wenn der Check-in ausbleibt
Ohne Check-in innerhalb der Frist wird die Buchung automatisch ausgecheckt und der Raum wieder freigegeben. An der Buchung steht dann Check-in nicht erfolgt (no-show). Je nach Einstellung deiner Organisation werden du oder die Verwaltung darüber benachrichtigt.
Check-out
Bist du früher fertig, gib den Raum aktiv wieder frei: An der aktiven Buchung fragt Zeitwart „Bitte bestätige dein Check-out:" und meldet danach „Die Buchung wurde ausgecheckt." Der Raum steht damit anderen wieder zur Verfügung.
Erinnerungen
Zeitwart erinnert dich zweimal: einmal, wenn das Fenster gleich aufgeht, und einmal, wenn die Frist gleich abläuft. Beides kommt als E-Mail und – sofern eingeschaltet – als Push-Nachricht. Hast du bereits eingecheckt, entfällt die zweite Erinnerung.
Abschalten kannst du das in deinem Profil unter Einstellungen → Benachrichtigungen beim Anlass Check-in und Teilnahme.
Die Zustände im Überblick
Anzeige | Bedeutung |
|---|---|
Check-in verpflichtend | für diese Buchung ist ein Check-in nötig |
Check-in offen | das Fenster läuft, du hast noch nicht eingecheckt |
Check-in erfolgreich | erledigt |
teilweise eingecheckt | bei mehreren Ressourcen ist erst ein Teil bestätigt |
Check-in nicht erfolgt (no-show) | die Frist ist abgelaufen, der Raum wurde freigegeben |
kein Check-in | für diese Buchung ist keiner vorgesehen |
Wenn etwas schiefgeht
„Zugriff verweigert" heißt: Der gescannte Code gehört nicht zu einer deiner Buchungen.
„Das zugehörige Event wurde nicht gefunden." – der Code passt zu keiner aktiven Buchung, etwa weil sie schon storniert ist.
„Netzwerkfehler" – prüfe die Verbindung und versuche es erneut. Am Display hilft oft ein zweiter Versuch nach ein paar Sekunden.
Manche QR-Codes wechseln minütlich und werden auf einem Display angezeigt. Ein abfotografierter Code funktioniert dann später nicht mehr – das ist Absicht.
Am Display buchen
Vor vielen Räumen hängt ein Display – ein Türschild, das zeigt, ob der Raum gerade belegt ist und was als Nächstes ansteht. Es ist nicht nur eine Anzeige: Du kannst dort einchecken und, wenn deine Organisation es erlaubt, spontan buchen.
Was das Display zeigt
Den Namen des Raums, den aktuellen Zustand und die nächsten Termine. Läuft gerade eine Buchung, steht dabei, wann sie endet.
Ad-hoc buchen
Ist der Raum frei und trägst du das Recht Ad-hoc-Buchungen an Displays erstellen, kannst du ihn auf der Stelle belegen.
Am Display AdHoc Buchung wählen.
Auf die Frage „Wie viele Minuten möchtest du buchen?" die gewünschte Dauer wählen.
Bestätigen. Zeitwart meldet „Die Ad-hoc-Buchung wurde gespeichert."
Die Buchung läuft danach auf deinen Namen und taucht in Meine Buchungen auf wie jede andere.
Ob dabei die Buchungsregeln greifen, hängt an deinem Recht: Es gibt die Ad-hoc-Buchung mit und ohne Buchungsregeln. Mit Regeln kann eine spontane Buchung also auch am Display abgelehnt werden – etwa außerhalb der Öffnungszeiten.
Eine laufende Buchung anpassen
Läuft deine Buchung, bietet das Display drei Wege:
Aktion | Wirkung |
|---|---|
Buchung verlängern | hängt Zeit an, sofern der Raum danach frei ist |
Buchung verkürzen | zieht das Ende vor und gibt den Rest frei |
Beenden | beendet die Buchung sofort; der Raum ist wieder frei |
Vor dem Verkürzen und Beenden fragt das Display noch einmal nach.
Verkürzen und Beenden sind kollegial. Wer eine Besprechung früher beendet, gibt den Raum für alle anderen frei – im Kalender erscheint er sofort wieder als verfügbar.
Wenn nichts geht
„Keine Berechtigung" heißt: Dein Konto darf an diesem Display nicht buchen. Das ist eine Frage der Rolle.
Zeigt das Display gar nichts oder veraltete Termine, ist es vermutlich offline. Melde es deiner Administration – aus der Ferne lassen sich Displays neu starten.