So funktioniert der Check-in in Zeitwart

Du hast einen Raum gebucht – aber nutzt ihn auch wirklich?
Mit dem Check-in stellst du sicher, dass deine Buchung aktiv bleibt. Wenn du nicht erscheinst, wird der Raum automatisch wieder freigegeben. So wird Zeitwart noch effizienter – für dich und alle anderen.

Warum einchecken?

Zeitwart stellt sicher, dass Räume nur dann als belegt gelten, wenn sie tatsächlich genutzt werden.
Deshalb: Erst mit deinem Check-in gilt der Raum als belegt. So bleiben Räume nicht unnötig gesperrt, wenn jemand nicht erscheint („No-Show“).

Wie kannst du einchecken?

Du hast mehrere einfache Möglichkeiten:

• QR-Code scannen: Direkt am Raum oder auf dem Display

• Display am Raum nutzen: Check-in per Fingertipp, ganz ohne App

Welche Varianten verfügbar sind, hängt von den Einstellungen deiner Organisation ab.

Wann musst du einchecken?

Ob der Check-in für deine Buchung nötig ist, erfährst du in der Bestätigungsmail, dort werden dir die Zeiten für das Check-in genannt. Der Check-in ist für einen festgelegten Zeitraum vor und nach Beginn deiner Buchung möglich. Ein typisches Zeitfenster könnte so aussehen:

• 15 Minuten vor Beginn: Check-in ist möglich

• 15 Minuten nach Beginn: Danach wird deine Buchung als "No-Show" markiert, wenn kein Check-in erfolgt ist

Die genauen Zeitgrenzen legt deine Organisation fest.

Was passiert, wenn du nicht eincheckst?

Wenn du den Check-in vergisst, kann deine Buchung automatisch beendet oder storniert werden. Es können folgende Maßnahmen ausgelöst werden:

• Der Raum wird automatisch freigegeben

• Du oder dein Admin erhalten eine Benachrichtigung

• Es wird eine E-Mail an die Beteiligten gesendet

Diese Maßnahmen helfen, Räume für andere verfügbar zu machen, wenn sie nicht genutzt werden.

Kann jemand anderes für dich einchecken?

Ja. Personen mit bestimmten Rechten – sogenannte Check-in-Verwalter – können den Check-in auch für andere übernehmen. Das ist zum Beispiel bei Gruppenbuchungen oder im Supportfall hilfreich.

Ist der Check-in sicher?

Ja. Die Check-in-Funktion basiert auf sicheren Token und QR-Codes. Diese sind digital signiert und können nicht manipuliert werden. Besonders sichere QR-Codes sind sogar nur wenige Minuten gültig und eignen sich ideal für Displays in sensiblen Bereichen.

Kannst du deine Check-ins einsehen?

In deiner persönlichen Übersicht oder der Statistik deiner Organisation (je nach Berechtigung) kannst du nachvollziehen:

• Welche Räume du genutzt hast

• Ob du rechtzeitig eingecheckt hast

• Wie oft du eine Buchung verpasst hast

Noch Fragen?

Wenn du dir unsicher bist, wie der Check-in bei dir funktioniert, oder der QR-Code nicht funktioniert, wende dich an deine Raumverwaltung oder den zuständigen Support.

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