05.09.2022
Buchungen erstellen
Anlegen, ändern, stornieren – für dich, für andere, mit Dienstleistungen
Eine Buchung entsteht mit einem Klick in den Kalender oder über den Knopf „Buchung erstellen". Das Formular führt durch Zeit, Ressourcen, Teilnehmer und Optionen und endet mit der Buchungsvorschau. Wer das Recht hat, bucht auch für andere und legt Dienstleistungen dazu, die getrennt genehmigt werden.
Eine Buchung belegt eine Ressource für einen Zeitraum – einen Raum, einen Arbeitsplatz, ein Fahrzeug. Diese Seite beschreibt den Weg vom leeren Kalender bis zur bestätigten Buchung und was du danach damit machen kannst.
Buchung anlegen
Wähle über Bereich auswählen die Homekachel, in der die gewünschte Ressource liegt, und darin eine Ansicht. Die Kalenderansicht ist der übliche Einstieg; am Buchungsvorgang selbst ändert die Ansicht nichts.
Es gibt zwei Wege ins Formular:
Klicke im Kalender auf einen freien Bereich. Start- und Endzeit übernimmt Zeitwart aus der Stelle, auf die du geklickt hast.
Nutze den Knopf Buchung erstellen. Sind mehrere buchbare Ressourcen im Blick, fragt Zeitwart zuerst, welche gemeint ist.
Das Formular öffnet als Leiste am rechten Rand. Über das Pfeilsymbol in seiner Kopfzeile schiebst du es in ein zentriertes Fenster und wieder zurück; auf dem Handy nimmt es den ganzen Bildschirm ein.
Die Kopfzeile verrät dir sofort, worauf du zusteuerst: Buchung erstellen, wenn du die Ressource direkt belegen darfst, Buchungsanfrage, wenn sie erst genehmigt werden muss.
Die Felder
Ganz oben stehen immer der Titel und, bei genehmigungspflichtigen Ressourcen, die Begründung. Alles Weitere liegt in aufklappbaren Abschnitten; zugeklappt zeigt jeder eine Zusammenfassung seines Inhalts.
Abschnitt | Inhalt |
|---|---|
Titel | freiwillig. Standardmäßig sehen ihn nur du und berechtigte Nutzer |
Begründung | erscheint nur bei Genehmigungspflicht; manche Organisationseinheiten machen sie zur Pflicht |
Datum und Zeit | Tag, Beginn, Ende. Ist an dem Tag nichts buchbar, steht es direkt im Feld |
Ressourcen | eine oder mehrere. Über Ressource hinzufügen buchst du mehrere Räume in einem Vorgang |
Teilnehmer | Interne Teilnehmer aus Zeitwart, Weitere Teilnehmer als E-Mail-Adressen – letztere nur, wenn die Ressource das erlaubt |
Services | Dienstleistungen wie Catering, sofern für die Ressource angeboten |
Serie bis | macht aus dem Termin eine Serie, siehe Serienbuchungen |
Organisationseinheit | nur, wenn mehrere Einheiten für dich in Frage kommen |
Erinnerung | bis zu zwei Erinnerungen, von 5 Minuten bis 2 Tage vorher oder ein eigener Wert |
Optionen | siehe unten |
Unter Optionen stehen die Feinheiten: eine Nachricht an Benutzer, eine Notiz, der Schalter Teams-Besprechung, Zugangspin erstellen und die Bestätigungsmails. Dort liegt auch der Schalter öffentlich – ist er an, wird der Titel der Buchung für alle Nutzer sichtbar. Du siehst ihn nur, wenn deine Rolle das erlaubt.
Prüfen und buchen
Vor dem Speichern zeigt Zeitwart die Buchungsvorschau mit Titel, Ressource, Nutzer, weiteren Teilnehmern, Start, Ende und gebuchten Services. Mit Zurück korrigierst du, mit Buchen schließt du ab.
Danach meldet Zeitwart entweder „Die Buchung wurde gespeichert." oder – bei Genehmigungspflicht – „Die Buchung wurde angefragt." Ob du zusätzlich eine E-Mail bekommst, steuerst du in deinem Profil unter Persönliche Einstellungen.
Was der Status bedeutet
Status | Bedeutung |
|---|---|
keine Genehmigung nötig | die Ressource ist frei buchbar, die Buchung steht |
angefragt | die Anfrage liegt bei den Genehmigenden |
genehmigt | jemand hat zugestimmt |
automatisch genehmigt | eine Regel hat zugestimmt, ohne dass jemand eingreifen musste |
teilweise genehmigt | bei mehreren Ressourcen ist ein Teil entschieden, ein Teil offen |
teilweise abgelehnt | mindestens eine Ressource wurde abgelehnt, andere nicht |
abgelehnt | die Anfrage wurde abgelehnt; die Begründung siehst du an der Buchung |
abgelaufen | der Check-in blieb aus, der Raum wurde wieder freigegeben |
storniert | die Buchung wurde storniert und ist nachvollziehbar dokumentiert |
Genehmigt wird je Ressource. Deshalb kann eine Buchung über mehrere Räume auch teilweise abgelehnt werden. Gebuchte Dienstleistungen entscheiden die Dienstleister getrennt davon.
Buchung ändern
Klicke die Buchung an, das Fenster Ausgewählte Buchung öffnet sich, dann auf das Stiftsymbol. Nach dem Speichern erhältst du – je nach Einstellung – eine Bestätigung per E-Mail. Gehört der Termin zu einer Serie, findest du daneben einen zweiten Stift mit dem Hinweis Serie.
Buchung stornieren
Eine Buchung wird in der Regel storniert, nicht gelöscht: Die Ressource wird frei, der Vorgang bleibt aber mit Zeitpunkt, Grund und gegebenenfalls Gebühr nachvollziehbar.
Buchung anklicken und Buchung stornieren wählen.
Auswählen, was storniert werden soll – bei mehreren Ressourcen oder gebuchten Services geht das einzeln. Ein Grund ist freiwillig.
Weiter klicken. Unter „Das wird storniert:" siehst du je Zeile die Stornostufe – Kostenfrei, Frühbucher oder Kurzfristig – und darunter die Stornogebühr gesamt.
Mit Stornieren bestätigen.
Zwei Dinge, die dabei oft überraschen:
Es trifft nur diesen Termin. Bei einer Serie wird ausschließlich der geöffnete Termin storniert, nie die ganze Reihe.
Services hängen mit dran. Bleibt nach deiner Auswahl keine Ressource mehr gebucht, werden gebuchte Dienstleistungen mitstorniert. Zeitwart sagt es dir vorher.
Stornieren ist nicht möglich, wenn der Termin bereits begonnen hat, die Buchung schon storniert ist, sie aus einem fremden Kalender übernommen wurde oder dir das Recht dazu fehlt. Der Knopf nennt in dem Fall den Grund.
Buchung löschen gibt es weiterhin, es ist aber ein eigenes Recht und ein anderer Vorgang: Die Buchung verschwindet, statt nachvollziehbar storniert zu werden.
Für andere buchen
Sekretariate, Empfang und Assistenzen buchen selten für sich selbst. Zeitwart kennt dafür einen eigenen Weg: Du legst die Buchung an, eingetragen wird eine andere Person.
Was du dafür brauchst
Zwei Dinge, und beide müssen zusammenkommen:
Das Recht Für Benutzer buchen. Fehlt es, gibt es im Buchungsformular kein Feld für eine andere Person und im Umschalter keinen Bereich Für andere.
Ein Buchungsrecht auf dem Raum selbst. Das Recht, für jemanden zu buchen, ersetzt es nicht – wer den Raum nicht buchen darf, kann es auch nicht stellvertretend.
Beides vergibt deine Administration über deine Rolle.
So buchst du für jemanden
Der Ablauf ist derselbe wie unter Buchungen erstellen beschrieben; im Formular wählst du zusätzlich die Person aus, für die gebucht wird.
Nach dem Speichern gilt die Buchung als von dir angelegt und für die andere Person eingetragen. Beide seht ihr sie – du unter Für andere, die Person unter Meine.
Der Bereich „Für andere"
Die Darstellung entspricht dem Bereich Meine Buchungen; gezeigt werden die Buchungen, bei denen du der anlegende Teil bist und jemand anderes der betroffene. Zeit- und Statusfilter funktionieren unverändert.
Bekommt die Person eine E-Mail?
Das entscheidest du in deinem Profil: Die Einstellung Bei Buchung für andere: Buchungsbestätigung an Nutzer senden steuert, ob die betroffene Person über die Buchung informiert wird. Voreingestellt ist, was deine Organisation vorgibt – siehe Persönliche Einstellungen.
Unabhängig davon greift für die betroffene Person ihre eigene Benachrichtigungsmatrix, insbesondere der Anlass Buchungen anderer mit mir.
Wer darf sie später ändern?
Ändern und stornieren richtet sich nach den Rechten, nicht danach, wer die Buchung angelegt hat. In der Regel können es beide: du als anlegender Teil und die eingetragene Person. Storniert wird immer nur der geöffnete Termin, nie eine ganze Serie.
Dienstleistungen dazubuchen
Manche Räume kommen nicht allein: Catering, Technik, Bestuhlung, Reinigung. In Zeitwart heißen diese Leistungen Services, und du buchst sie zusammen mit dem Raum.
Services zur Buchung hinzufügen
Bietet die gewählte Ressource Services an, erscheint im Buchungsformular ein eigener Abschnitt. Dort wählst du die gewünschten Leistungen aus; zugeklappt zeigt der Abschnitt, wie viele es sind.
Was ein Service von dir wissen will, legt der Dienstleister fest. Üblich sind:
Feld | Wofür |
|---|---|
Anzahl | wie viele Portionen, Geräte, Stühle. Manche Services übernehmen automatisch die Zahl der Personen |
Auswahl | vorgegebene Varianten, einfach oder mehrfach |
Kontrollkästchen | ja oder nein |
Kostenstelle | wenn die Leistung intern verrechnet wird |
Manche Services haben eine Vorlauf- oder Nachlaufzeit: Der Dienstleister braucht Zeit vor oder nach deinem Termin. Das kann dazu führen, dass ein Raum trotz freiem Kalender nicht buchbar ist.
Wer zusagt
Hier liegt der Punkt, der am häufigsten für Verwirrung sorgt: Raum und Dienstleistung werden getrennt entschieden.
Über den Raum entscheidet, wer in der Organisationseinheit genehmigen darf – siehe Buchungen genehmigen.
Über jede Dienstleistung entscheidet ihr Dienstleister selbst.
Ein Termin kann Leistungen mehrerer Dienstleister tragen, die unabhängig voneinander zusagen. Deshalb schlägt eine abgelehnte Dienstleistung nicht auf den Status deiner Raumbuchung durch: Der Raum steht, das Catering nicht.
Angaben nachträglich anpassen
Ändert sich die Zahl der Gäste, musst du die Buchung nicht neu anlegen. An der Buchung gibt es Angaben anpassen: Menge, Personenzahl und Kostenstelle lassen sich dort nachziehen, ohne den Termin anzufassen.
Eine Menge von 0 entfernt eine Position dabei nicht – dafür nimmst du Bearbeiten oder Stornieren.
Stornieren
Beim Stornieren wählst du aus, was wegfallen soll – einzelne Services oder der Raum. Ein Hinweis vorab: Bleibt nach deiner Auswahl keine Ressource mehr gebucht, werden die Services mitstorniert. Ein Catering ohne Raum ergibt keinen Termin.
Wenn kein Service auftaucht
Drei mögliche Gründe: Die Ressource bietet keine an, deiner Organisationseinheit ist kein Dienstleister zugeordnet, oder dir fehlt das Recht Dienstleistung buchen. In allen drei Fällen entscheidet deine Administration.