Veranstaltungen verwalten

1. Eine Veranstaltung duplizieren

In der Liste der Veranstaltungen erscheint pro Zeile ein Duplizieren-Button (Symbol: zwei Karten). Ein Klick legt sofort eine Kopie an.

Was passiert beim Duplizieren:

• Alle Felder werden übernommen (Name, Teaser, Ort, Start/Ende, Kontingente, E-Mail-Texte, dynamische Teilnehmerattribute, Bilder).

• Der Name erhält das Suffix „(Kopie)“ (lokalisiert je Sprache).

• Es wird ein neuer Slug erzeugt nach dem Schema YYYY-MM-DD-name[-n]. Wenn bereits ein Slug mit gleichem Datum/Namen existiert (auch im Papierkorb), wird ein Zähler angehängt.

• Die zugeordnete Organisationseinheit wird mitkopiert; die kopierte Veranstaltung gehört damit zur selben Organisationseinheit.

• Hochgeladene Bilder werden physisch kopiert.

Was nicht kopiert wird:

• Teilnehmer (Anmeldungen) — die Kopie startet leer.

• created_by / updated_by werden auf den aktuellen Benutzer gesetzt.

Berechtigungen:

• Du brauchst sowohl Lese- (view) als auch Anlage-Recht (create) für TicketEvents in der Unit der Quelle.

2. Massenbearbeitung mehrerer Veranstaltungen

Über der Veranstaltungsliste kannst du mehrere Zeilen per Checkbox markieren. Sobald mindestens eine Zeile ausgewählt ist, erscheint oben links die Schaltfläche „X ausgewählt“ mit Aktionen:

• Bearbeiten – öffnet den Dialog zur Massenbearbeitung.

• Löschen – öffnet den Bestätigungsdialog für eine Massenlöschung.

2.1 Felder massenhaft ändern

Im Bearbeitungsdialog wählst du links die Felder, die geändert werden sollen, und trägst rechts die neuen Werte ein. Nur explizit aktivierte Felder werden überschrieben – alles andere bleibt pro Veranstaltung erhalten.

Unterstützte Felder:

2.2 Dynamische Teilnehmer-Attribute in der Massenbearbeitung

In der Massenbearbeitung kannst du den Anmeldebogen für mehrere Veranstaltungen gleichzeitig anpassen. Pro Attribut sind folgende Eigenschaften konfigurierbar:

• Schlüssel (key) – Kleinbuchstaben, Ziffern, Unterstrich; nicht änderbar nach Anlage.

• Anzeigename, Pflichtfeld, Validierung.

• Typ: string (Einzeilig), text (mehrzeilig), check (Checkbox), select, multi-select.

• Bei select / multi-select werden Optionen gepflegt.

Über die Schaltfläche „JSON bearbeiten“ öffnet sich ein Editor, in dem der komplette Blueprint als JSON eingegeben werden kann (nützlich für komplexe Konfigurationen oder Copy/Paste zwischen Veranstaltungen).

Wichtig – Sicherheitsnetz: Wenn du das Attribut-Feld zwar aktivierst, aber keinen einzigen Eintrag definierst, wird die Änderung verworfen. Damit würden sonst alle dynamischen Anmeldefelder auf den ausgewählten Veranstaltungen gelöscht.

2.3 Per-Eintrag Berechtigungsprüfung

Die Massenbearbeitung prüft die Berechtigung pro Veranstaltung einzeln:

• Veranstaltungen ohne Update-Recht werden übersprungen (skipped).

• Die Antwort enthält die Felder count (erfolgreich) und skipped.

• Ein ungültiges Datum (Ende ≤ Start) führt ebenfalls zum Überspringen statt zum Abbruch.

2.4 Massenlöschung

Die Aktion Löschen löscht die markierten Veranstaltungen (Soft-Delete). Auch hier wird pro Eintrag die delete-Permission geprüft; nicht autorisierte Einträge bleiben unberührt.

3. Teilnehmer in einer Veranstaltung verwalten

In der Teilnehmer-Liste einer Veranstaltung gibt es eine Spaltenauswahl per Checkbox. Sobald mindestens ein Teilnehmer markiert ist, erscheint oben die Massenbearbeitung „X ausgewählt“.

3.1 E-Mail-Versand an Auswahl

Vier E-Mail-Typen sind verfügbar:

• Bestätigungsmail – nutzt die Vorlage für bestätigte Tickets. Falls noch kein Token am Teilnehmer existiert, wird beim Versand automatisch eines erzeugt.

• Anforderungsmail – die Mail, die normalerweise bei einer Anfrage versendet wird.

• Stornierungsmail – die Mail, die normalerweise bei Stornierung versendet wird.

• Freie E-Mail – frei wählbarer Betreff und Inhalt. Damit kannst du z. B. Hinweise auf Programmänderungen oder Erinnerungen verschicken.

3.2 Status massenhaft ändern

Erlaubte Zielstatus: pending, confirmed, validated, canceled.

Berechtigung: Der Zielstatus validated setzt das Recht validateTicket voraus (nicht nur das normale Update-Recht). Andere Statuswechsel laufen über das Update-Recht.

3.3 Rolle zuweisen Massenbearbeitung

Mit dieser Aktion kannst du einer Gruppe von Teilnehmern eine oder mehrere Rollen zuweisen.

So funktioniert die Auswahl:

• Es werden nur Rollen angeboten, die du selbst zuweisen darfst — sprich Rollen, in denen du das Recht can_assign_role besitzt (über roles_via_roles).

• Mehrere Rollen sind gleichzeitig auswählbar.

So funktioniert die Anwendung:

• Nur Teilnehmer, denen bereits ein Benutzerkonto (user_id) zugeordnet ist, erhalten die Rolle. Andere Teilnehmer werden übersprungen und gezählt — die Rückmeldung weist beide Zahlen aus (Rolle(n) wurden N Teilnehmern zugewiesen. M Teilnehmer ohne Benutzerkonto wurden übersprungen.).

• Die Zuweisung erfolgt additiv (syncWithoutDetaching). Bereits vorhandene Rollen bleiben erhalten — niemand verliert versehentlich Rechte.

Verknüpfung Teilnehmer ↔ Benutzerkonto: Bei der Anmeldung wird per E-Mail-Adresse automatisch nach einem bestehenden Benutzer gesucht und ggf. zugeordnet. Steht in der Teilnehmerliste hinter einer Zeile ein Profil-Symbol, ist eine User-Verknüpfung vorhanden. Über das Symbol gelangst du direkt zur Benutzerseite.

3.4 Teilnehmer löschen Massenbearbeitung

Löscht alle markierten Teilnehmer endgültig (kein Soft-Delete im Teilnehmer-Modell). Vor dem Löschen ist eine explizite Bestätigung erforderlich.

3.5 Excel-Export

Über die Schaltfläche „Excel exportieren“ (oberhalb der Teilnehmerliste) lässt sich die vollständige Teilnehmerliste herunterladen. Der Export enthält neben den Stammdaten auch:

• Anmelde-/Bestätigungs-/Entwertungs-/Stornierungszeitpunkte

• Erstellt von / Entwertet von / Storniert von

• Werte aller dynamischen Teilnehmer-Attribute

Dateiname: participants-<slug>-<YYYYMMDD-HHMMSS>.xlsx.

4. QR-Scanner: Einlass und Rollenvergabe

Der QR-Scanner einer Veranstaltung kennt zwei Betriebsmodi. Die Auswahl steht oberhalb des Kamerabilds und ist nur sichtbar, wenn dir mindestens eine Rolle mit dem Recht can_assign_role zugewiesen ist.

4.1 Modus „Einlasskontrolle“ (Standardmodus)

Standardverhalten: Beim Scan eines Tickets wird das Ticket entwertet (Status validated) und der Teilnehmer mit Ticketanzahl angezeigt. Keine Änderung an Rollen.

4.2 Modus „Rollenvergabe“

Zusätzlich zur Entwertung wird beim Scan die gewählte Rolle dem Benutzer hinter dem Teilnehmer zugewiesen.

• Wähle im Dropdown „Rolle nach Scan zuweisen“ eine Rolle aus deinen zuweisbaren Rollen. Lässt du das Feld leer, verhält sich der Modus wie „Einlasskontrolle“.

• Hat der Teilnehmer kein verknüpftes Benutzerkonto, kann keine Rolle zugewiesen werden.

• Bei Erfolg erscheint ein Fenster mit dem Rollennamen.

• Die Zuweisung ist additiv: bestehende Rollen bleiben erhalten.

Typischer Einsatz: bei Tagungen/Workshops einlassen und gleichzeitig eine Tagesrolle (z. B. Workshop-Zugriff) automatisch erteilen.

5. Berechtigungen im Überblick

In allen Bulk-Endpunkten gilt: Fehlende Berechtigungen führen nicht zum Komplett-Abbruch, sondern erhöhen den skipped-Zähler in der Antwort. Damit eignen sich die Aktionen auch für gemischte Mengen über Units hinweg.

6. Häufige Stolperfallen

• „Statuswechsel auf entwertet wurde übersprungen.“ Der Teilnehmer war nicht im Status confirmed. Erst bestätigen, dann entwerten.

• „Rolle wurde nicht zugewiesen.“ Der Teilnehmer hat kein verknüpftes Benutzerkonto. Lösung: User anlegen oder die E-Mail-Adresse des Teilnehmers mit dem bestehenden Konto abgleichen.

• „Modus-Auswahl im QR-Scanner ist nicht sichtbar.“ Dann fehlt dir das Recht can_assign_role in irgendeiner deiner Rollen.

• „Dynamische Attribute der Massenbearbeitung sind verschwunden.“ Wenn der Blueprint leer abgeschickt wurde, wird das Feld absichtlich verworfen, um keine Konfigurationen zu zerstören. Mindestens ein Attribut muss eingetragen sein.