29.11.2025
Raumbuchung für Bibliotheken – Lernräume, Arbeitsplätze und Ressourcen einfach online buchen
unterstützt öffentliche Bibliotheken, Hochschulbibliotheken und wissenschaftliche Bibliotheken dabei, Gruppenarbeitsräume, Lernkabinen, Einzelarbeitsplätze und weitere Ressourcen zentral zu verwalten und online buchbar zu machen. So reduzierst du den Verwaltungsaufwand, vermeidest Doppelbuchungen und schaffst einen komfortablen Service für Besucher und Mitarbeitende.
Buchung trifft Innovation.
Bibliotheken verwalten heute weit mehr als nur Räume. Neben Gruppenarbeitsräumen, Lernkabinen und Einzelarbeitsplätzen müssen häufig auch Veranstaltungsräume, MakerSpaces, Medientechnik, Laptops, Tablets oder weitere gemeinsam genutzte Ressourcen organisiert werden.
bündelt alle Buchungen in einem zentralen System. Besucher und Mitarbeitende finden freie Räume und Ressourcen in wenigen Sekunden, reservieren diese online und behalten jederzeit den Überblick über Verfügbarkeit, Buchungen und Auslastung.
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Herausforderungen im Alltag
Bibliotheken bieten heute weit mehr als Medienausleihe. Lernplätze, Gruppenräume und Veranstaltungsräume müssen oft parallel verwaltet werden – das kostet Zeit und führt schnell zu Doppelbuchungen. Mit buchen Nutzer freie Räume online, während Mitarbeitende jederzeit den Überblick über Belegung, Berechtigungen und Reservierungen behalten.
Typische Einsatzszenarien
Gruppenarbeitsräume buchen
Gruppenarbeitsräume lassen sich online reservieren. Freie Räume sind jederzeit sichtbar, Doppelbuchungen werden vermieden.
Lernplätze und Einzelarbeitsplätze reservieren
Arbeitsplätze können flexibel für bestimmte Zeiträume gebucht werden. So bleibt die Vergabe fair und transparent.
Lernkabinen verwalten
Lernkabinen werden zentral verwaltet und bei Bedarf mit Buchungsregeln oder Genehmigungen versehen.
Veranstaltungsräume organisieren
Lesungen, Workshops und Schulungen lassen sich gemeinsam mit den passenden Räumen planen.
MakerSpaces und Medienräume
Auch technisch ausgestattete Räume können inklusive ihrer Geräte reserviert werden.
Nicht nur Räume: Auch Fahrzeuge, Technik und Ausstattung zentral buchen
Neben Räumen lassen sich mit auch zahlreiche weitere Ressourcen zentral verwalten und gemeinsam in einer Buchung reservieren. Ob Fahrzeuge, Beamer, Laptops, Medientechnik, Schlüssel, Sportgeräte, mobile Arbeitsplätze oder individuelle Ressourcen – alles wird in einem einzigen Buchungsvorgang organisiert. So behältst du jederzeit den Überblick und vermeidest doppelte Reservierungen oder aufwendige Abstimmungen.
Funktionen für Bibliotheken
Differenzierte Rollenverwaltung
Flexible Rollen- und Rechteverwaltung Bibliotheken verwalten unterschiedliche Nutzergruppen mit unterschiedlichen Berechtigungen. Mit legst du fest, wer Lernplätze, Gruppenarbeitsräume, Veranstaltungsräume oder weitere Ressourcen sehen, buchen oder verwalten darf – beispielsweise nach Bibliotheksstandort, Nutzergruppe oder Rolle.
Smartes Genehmigungsverfahren
Intelligente Genehmigungsprozesse Nicht jede Buchung muss manuell geprüft werden. bestätigt Standardbuchungen automatisch und leitet nur definierte Sonderfälle zur Genehmigung weiter – beispielsweise Veranstaltungsräume, Sonderflächen oder Buchungen außerhalb der regulären Öffnungszeiten.
Microsoft Integration
Microsoft-Integration Buchungen aus Microsoft 365 und Outlook werden automatisch mit synchronisiert. So bleiben bestehende Arbeitsabläufe erhalten und Doppelbuchungen werden vermieden.
Check-in
Check-in gegen ungenutzte Reservierungen Mit dem optionalen Check-in werden Räume nur dann als belegt geführt, wenn die buchenden Personen tatsächlich anwesend sind. Nicht genutzte Lernplätze oder Gruppenräume können automatisch wieder freigegeben werden und stehen anderen Nutzern sofort zur Verfügung.
Statistik
Statistiken und Auswertungen Detaillierte Auswertungen zeigen, wie stark Lernplätze, Gruppenarbeitsräume, Veranstaltungsräume und weitere Ressourcen tatsächlich genutzt werden. So schaffst du eine fundierte Grundlage für die Planung von Flächen, Öffnungszeiten und zukünftigen Investitionen.
Hilfreiche Filterfunktion
Du kannst deine eigenen Attribute für Ressourcen erstellen, nach denen du filtern kannst.
Datenschutz und Berechtigungen
wird in Deutschland betrieben und eignet sich für Organisationen mit hohen Anforderungen an Datenschutz und IT-Sicherheit.
Unter anderem bietet :
Hosting in Deutschland
rollenbasierte Berechtigungen
verschlüsselte Datenübertragung
automatische Backups
Single Sign-on
konfigurierbare Datenlöschung
regelmäßige Sicherheitsupdates
Für Abstimmungen mit IT, Datenschutz und Einkauf stellt auf Wunsch passende Informationen zu Hosting, Datenschutz, Berechtigungen und Sicherheitsmaßnahmen bereit.
Raumbelegung direkt vor Ort anzeigen
Auf Wunsch zeigt die aktuelle Belegung direkt am Raum an.
Mit den digitalen Türschildern werden:
aktuelle Termine angezeigt
spontane Buchungen sichtbar
freie Räume sofort erkannt
Dadurch entfällt das Ausdrucken und Austauschen von Belegungsplänen. Die Anzeige erfolgt auf digitalen E-Paper-Displays und kann zentral verwaltet werden.
Praxisbeispiel: Bibliothek der Hochschule Osnabrück – ersetzt die bisherige Open-Source-Lösung zur Raumbuchung. Heute verwaltet die Bibliothek Lernplätze, Gruppen- und Übungsräume flexibel in einem zentralen System. Individuelle Buchungsregeln für verschiedene Statusgruppen, eine hohe Anpassbarkeit sowie die einfache Administration ermöglichen eine effiziente Raumverwaltung. Moderne Funktionen wie RFID-gestützte Ad-hoc-Buchungen, QR-Code-Tickets für Veranstaltungen und der persönliche Support runden die Lösung ab.
Das sagen unsere Kunden
”
Die hohe Anpassbarkeit an die individuellen Bedürfnisse unter Berücksichtigung von vorhandenen Rollen … ist ein Alleinstellungsmerkmal, mit dem uns überzeugen konnte.
“
Renate Pieper-Bekierz
Bibliotheksleitung
Bibliothek der Hochschule Osnabrück
Häufige Fragen
Ja. eignet sich sowohl für einzelne Einrichtungen als auch für große Organisationen mit mehreren Standorten.
Ja. Rollen, Rechte und Organisationseinheiten lassen sich individuell konfigurieren. So kannst du festlegen, wer bestimmte Räume und Ressourcen sehen, buchen oder verwalten darf.
Ja. Rechte lassen sich fein nach Standort, Einrichtung, Team oder Rolle vergeben – so sieht und bucht jede Gruppe nur die für sie freigegebenen Räume und Ressourcen.
Ja. Microsoft 365 und Outlook können bidirektional synchronisiert werden.
Ja. Neben Räumen lassen sich auch Fahrzeuge, Beamer, Laptops, Medientechnik, Schlüssel, Sportgeräte, mobile Arbeitsplätze und weitere Ressourcen zentral verwalten und gemeinsam buchen.
Ja. Neben Räumen lassen sich Fahrzeuge, Technik und weitere Ressourcen verwalten und in einem Vorgang gemeinsam mit Räumen buchen.
Nein. ist eine Software-as-a-Service-Lösung und wird vollständig über den Browser genutzt.
Ja. Für bestimmte Räume, Ressourcen, Rollen oder Organisationseinheiten können Genehmigungsprozesse eingerichtet werden – zum Beispiel für Fahrzeuge, Veranstaltungen oder Buchungen außerhalb regulärer Zeiten.
Jetzt die Raumverwaltung deiner Bibliothek digitalisieren
Mit organisierst du Gruppenarbeitsräume, Lernplätze, Veranstaltungsräume und weitere Ressourcen zentral in einem System. Reduziere den Verwaltungsaufwand, schaffe transparente Buchungsprozesse und biete deinen Besuchern eine moderne Möglichkeit zur Online-Reservierung.
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