Services und Dienstleister

Ein Raum allein macht noch keine Veranstaltung. Es braucht Kaffee, Technik, jemanden, der bestuhlt, und hinterher jemanden, der putzt. Bisher läuft das über Zurufe, Mails und Listen – und wird dann doch vergessen. In Zeitwart werden diese Leistungen zu Services, die direkt zur Raumbuchung dazugebucht werden.

Die Kette dahinter

Ein Dienstleister verhält sich wie eine Organisationseinheit: Er hat eigene Einstellungen und eigene Buchungsregeln – etwa „Catering nur mit drei Tagen Vorlauf". Unter ihm hängen die einzelnen Services mit Typ, Mengenrelevanz und Kostenregeln.

Wird ein Service zu einer Buchung dazugebucht, entsteht daraus ein Auftrag mit eingefrorenen Preisen. Er ist die Grundlage jeder späteren Abrechnung – auch dann noch, wenn der Preis des Services längst geändert wurde.

Eigene Regeln je Dienstleister

Der Küche fünf Minuten vor Beginn noch zwanzig Portionen zuzusagen, funktioniert nicht. Deshalb bringt jeder Dienstleister seine eigenen Buchungsregeln mit: Vorlauffristen, Zeitfenster, Mindest- und Höchstmengen. Der Raum ist dann vielleicht noch buchbar, das Catering aber nicht mehr – und der Buchende erfährt das sofort, nicht per Absage am Folgetag.

Genehmigen, wo es nötig ist

Manche Leistungen brauchen die Zusage des Dienstleisters, andere nicht. Ob ein Service bestätigt werden muss, wird je Rolle und Organisationseinheit festgelegt – unabhängig davon, ob die Raumbuchung selbst genehmigt werden muss. Die Hausmeisterei kann so ohne Rückfrage arbeiten, während das Catering bestätigt.

Die Sicht des Dienstleisters

Wer Leistungen erbringt, bekommt eine eigene Ansicht: die Dienstleistungstermine als Liste und als Kalender, mit Zusage und Ablehnung direkt darin. Jeder Dienstleister sieht dabei nur seine eigenen Positionen – die Küche sieht das Catering, nicht die Technik.

Vorteile auf einen Blick

• Catering, Technik, Aufbau und Reinigung direkt zur Raumbuchung dazubuchen

• eigene Vorlauffristen und Mengenregeln je Dienstleister

• Aufträge mit eingefrorenen Preisen als Grundlage der Abrechnung

• Genehmigung je Leistung getrennt von der Genehmigung des Raums

• eigene Termin- und Kalenderansicht für jeden Dienstleister