Kostenregeln und Preise

Wer Räume gegen Entgelt vergibt, rechnet heute meist nebenher: eine Tabelle mit Stundensätzen, ein Taschenrechner, eine Mail an die Buchhaltung. Kostenregeln verlagern das dorthin, wo die Information entsteht – in die Buchung selbst.

Was eine Kostenregel enthält

• eine optionale Grundpauschale

• eine Berechnungsbasis: nach Zeit oder nach Anzahl

• ein oder mehrere Preisintervalle

• optionale Staffelungen und Aufrundungsregeln

• einen Gültigkeitszeitraum

Regeln gelten nicht global, sondern werden gezielt einem Raum oder einem Service zugewiesen. Erst diese Zuweisung macht sie wirksam. Über den Gültigkeitszeitraum legst du neue Tarife im Voraus an – der Wechsel zum Jahresbeginn passiert dann von selbst.

Sichtbar, bevor gebucht wird

Ist eine Kostenregel hinterlegt, rechnet Zeitwart direkt beim Buchen. Die Buchungsvorschau zeigt die Gesamtsumme, bevor jemand bestätigt, und die Buchungsbestätigung per E-Mail führt sie mit auf. Damit gibt es keine Überraschung im Nachhinein – und keine Rückfrage, warum der Betrag anders ausfällt als erwartet.

Zusätzlich beschreibst du dein Modell im Klartext als Preisinformation: „pro Stunde 20 €", „Grundpreis 50 € zzgl. 2 € pro Teilnehmer". Buchende sehen damit nicht nur den Betrag, sondern verstehen ihn auch.

Vom Preis zum Auftrag

Jede kostenpflichtige Buchung erzeugt automatisch einen Auftrag mit eingefrorenen Preisen. Zugeordnete Dienstleister werden per E-Mail über kostenpflichtige Services informiert, und alle kostenverursachenden Buchungen lassen sich als Excel-Liste exportieren – die Übergabe an die Buchhaltung ist damit ein Download statt einer Fleißarbeit.

Was Zeitwart nicht ist

Zeitwart ist kein Bezahlsystem. Es wickelt keine Zahlungen ab und bindet keinen Zahlungsdienstleister an. Die berechneten Kosten dienen der internen Verrechnung, der Dokumentation und der Weiterverarbeitung. Wer eine Kasse braucht, betreibt sie weiterhin getrennt – bekommt von Zeitwart aber saubere Zahlen dafür.

Typische Modelle

• Stundensatz je Raum, gestaffelt nach interner und externer Nutzung

• Tagespauschale für Veranstaltungsflächen, mit Aufrundung auf halbe Tage

• Preis je Teilnehmer für Catering und Verpflegung

• Sondertarife für Hochschulangehörige, befristet auf ein Semester

Vorteile auf einen Blick

• Kosten werden beim Buchen berechnet und in der Vorschau angezeigt

• Grundpauschale, Intervalle, Staffelungen und Aufrundung frei kombinierbar

• Tarife im Voraus anlegen und über den Gültigkeitszeitraum automatisch wechseln

• getrennte Regeln für Räume und für Services

• Excel-Export aller kostenverursachenden Buchungen für die Buchhaltung