Check-in

Schluss mit ungenutzten Reservierungen

In vielen Organisationen werden Besprechungsräume frühzeitig reserviert – doch nicht jede Buchung findet tatsächlich statt. Kurzfristige Absagen oder vergessene Termine führen dazu, dass Räume leer bleiben, obwohl sie im Buchungssystem als belegt erscheinen.

Mit dem optionalen Check-in von Zeitwart stellst du sicher, dass gebuchte Räume auch tatsächlich genutzt werden. Nur wenn die Buchung vor Ort bestätigt wird, bleibt sie bestehen.

Dadurch werden freie Kapazitäten schneller erkannt und anderen Mitarbeitenden wieder zur Verfügung gestellt.

Einfach per QR-Code oder direkt im System einchecken

Der Check-in ist bewusst einfach gestaltet und dauert nur wenige Sekunden.

Je nach Einsatzszenario kann der Check-in erfolgen über:

• QR-Code am Raum

• Raumdisplay

• Weboberfläche

• weitere integrierte Check-in-Möglichkeiten

Sobald der Check-in erfolgt ist, bleibt die Buchung aktiv und der Raum steht während des gebuchten Zeitraums zur Verfügung.

Der Check-in kann sowohl durch den Buchenden als auch – je nach Konfiguration – durch registrierte Teilnehmer erfolgen. Dadurch bleibt das Verfahren auch bei Vertretungen oder wechselnden Teilnehmern flexibel.

Räume automatisch wieder freigeben

Bleibt der Check-in aus, reagiert Zeitwart automatisch.

Nach Ablauf eines frei definierbaren Zeitfensters kann das System die Buchung selbstständig stornieren und den Raum unmittelbar wieder freigeben.

Dadurch profitieren alle Mitarbeitenden von:

• mehr verfügbaren Räumen

• weniger Leerständen

• höherer Auslastung

• fairerer Nutzung gemeinsamer Ressourcen

Gerade in Unternehmen und Hochschulen mit hoher Raumauslastung sorgt diese Funktion für eine deutlich effizientere Nutzung vorhandener Flächen.

Flexible Regeln für deine Organisation

Nicht jede Ressource benötigt einen Check-in. Deshalb lässt sich die Funktion individuell konfigurieren.

Du entscheidest beispielsweise:

• für welche Räume ein Check-in erforderlich ist

• wie lange auf einen Check-in gewartet wird

• wann eine Buchung automatisch storniert wird

• ob Nutzer vorher erinnert werden

• wer den Check-in durchführen darf

Dadurch passt sich Zeitwart optimal an deine organisatorischen Abläufe an und unterstützt sowohl einfache als auch komplexe Buchungsprozesse.

Erinnerungen verhindern vergessene Termine

Damit möglichst wenige Buchungen verfallen, kann Zeitwart Nutzer rechtzeitig an ihren Termin erinnern.

Automatische Benachrichtigungen helfen dabei,

• Termine nicht zu vergessen,

• den Check-in rechtzeitig durchzuführen,

• unnötige Stornierungen zu vermeiden.

So verbessert sich die Nutzererfahrung und gleichzeitig steigt die tatsächliche Nutzung deiner Räume.

Auswertungen für eine bessere Flächenplanung

Zeitwart dokumentiert Check-ins und No-Shows und stellt die Daten für Auswertungen zur Verfügung.

Dadurch erkennst du beispielsweise:

• welche Räume häufig nicht genutzt werden

• wie hoch die tatsächliche Auslastung ist

• welche Bereiche besonders gefragt sind

• wie viele Buchungen automatisch freigegeben wurden

Diese Erkenntnisse helfen dir dabei, deine Flächenplanung kontinuierlich zu optimieren und fundierte Entscheidungen auf Basis realer Nutzungsdaten zu treffen.

Vorteile auf einen Blick

Mit dem Check-in von Zeitwart profitierst du von:

• Weniger No-Shows und Leerständen

• Automatischer Freigabe ungenutzter Räume

• Einfachem Check-in per QR-Code oder Raumdisplay

• Frei konfigurierbaren Check-in-Regeln

• Erinnerungen vor Beginn der Buchung

• Höherer Auslastung vorhandener Räume

• Transparenter Auswertung der tatsächlichen Raumnutzung

• Effizienterer Nutzung gemeinsamer Ressourcen

Mit dem intelligenten Check-in sorgt Zeitwart dafür, dass deine Räume nicht nur gebucht, sondern auch tatsächlich genutzt werden. Ungenutzte Reservierungen werden automatisch erkannt, wertvolle Kapazitäten freigegeben und die Auslastung deiner Räume nachhaltig verbessert.