Regelbarer E-Mailversand

E-Mails aus einem Buchungssystem haben zwei Fehlermodi: zu viele oder zu wenige. Wer bei jeder Kleinigkeit schreibt, wird ignoriert; wer schweigt, produziert Rückfragen. Zeitwart lässt dich deshalb genau festlegen, wann eine Nachricht rausgeht und was darin steht.

Wann Zeitwart schreibt

Der Versand hängt an Ereignissen rund um die Buchung – Bestätigung, Änderung, Stornierung, Genehmigungsanfrage, Erinnerung vor Beginn und die Meldung, wenn ein Check-in ausgeblieben ist. Jede dieser Nachrichten lässt sich einzeln ein- und ausschalten.

Je Organisationseinheit unterschiedlich

Wie alle Einstellungen wird der Versand je Organisationseinheit gesetzt und vererbt sich nach unten. Eine Einheit, die viel mit externen Gästen arbeitet, kann ausführlich informieren, während eine andere mit internen Arbeitsplätzen fast stumm bleibt. Überschreiben und wieder freigeben ist jederzeit möglich; die Spalte definiert in zeigt, woher der geltende Wert stammt.

Eigene Texte, wo sie helfen

An mehreren Stellen lässt sich ein Freitext hinterlegen, der zusätzlich in der Mail erscheint – etwa Hinweise auf Fristen, ein Rückfragekontakt oder interne Regeln. Bei der No-Show-Nachricht wird der Text je Sprache gepflegt und in der Sprache des Empfängers ausgespielt.

Dazu kommen die Kontaktdaten der Organisationseinheit: Name und Adresse erscheinen in den Buchungsmails, sodass die Antwort dort landet, wo sie hingehört – und nicht in einem zentralen Postfach, das niemand liest.

Wer die Nachricht bekommt

Je nach Ereignis lassen sich unterschiedliche Empfänger ansprechen: die buchende Person, die Teilnehmer, die Administratoren der Einheit oder eine zentrale Sammeladresse. Genehmigungsanfragen können gleichzeitig an alle Berechtigten und an ein Sekretariat gehen.

Vorteile auf einen Blick

• jede Nachrichtenart einzeln ein- und ausschaltbar

• Einstellungen je Organisationseinheit, mit Vererbung nach unten

• eigene Freitexte in Anfrage- und No-Show-Mails, mehrsprachig pflegbar

• Kontaktname und Adresse je Einheit in den Buchungsmails

• Empfänger je Ereignis wählbar – Buchende, Teilnehmer, Admins oder Sammeladresse