Organisationseinheiten

Bevor die erste Buchung stattfindet, steht eine Entscheidung an: Wie ist dein Haus geschnitten? Organisationseinheiten sind das Gerüst, an dem in Zeitwart alles hängt. Sie besitzen die Ressourcen, Services und Veranstaltungen; Rechte werden immer an eine Einheit vergeben; Einstellungen und Buchungsregeln vererben sich von ihr nach unten.

Ein Baum, drei Wirkungen

Die Hierarchie entscheidet über drei Dinge gleichzeitig:

• Rechte – eine Rolle mit Buchungsrechten auf „PC-Pools" darf alles buchen, was in dieser Einheit oder darunter liegt

• Buchungsregeln – Öffnungszeiten, Fristen und Limits gelten für alles Untergeordnete mit

• Einstellungen – Genehmigungsverfahren, Kontaktadressen, Kollisionsprüfung und Löschfristen erben sich ebenso

Damit setzt du eine Regel einmal an der richtigen Stelle, statt sie an dreißig Räumen zu wiederholen.

Erben und überschreiben

Jede Einheit erbt jeden Wert, den sie nicht selbst setzt, von ihrer übergeordneten Einheit. Ganz oben stehen die globalen Vorgaben aus den Einstellungen. Eine einzelne Einheit kann jeden geerbten Wert für sich überschreiben – und ihn genauso wieder freigeben, sodass wieder die übergeordnete Vorgabe greift.

Damit dabei niemand rätselt, zeigt die Spalte definiert in bei jedem Wert, woher er stammt, und verlinkt direkt dorthin. Das erklärt in Sekunden, warum eine Änderung „nichts bewirkt": Der Wert wird eine Ebene tiefer überschrieben.

Was eine Einheit sonst noch trägt

An der Einheit hängen auch die Angaben, die nach außen sichtbar werden – etwa Kontaktname und Adresse, die in Buchungsmails erscheinen. Wer Räume für mehrere Standorte oder Fachbereiche verwaltet, bekommt so pro Bereich stimmige Mails, ohne eine zweite Installation zu betreiben.

So schneidest du sinnvoll

Der Baum sollte der Verantwortung folgen, nicht dem Organigramm. Entscheidend ist die Frage: Wer soll für diese Räume Regeln setzen und Genehmigungen erteilen? Wo die Antwort dieselbe ist, gehört eine Einheit hin. Zu feine Bäume erzeugen Pflegeaufwand, zu grobe zwingen zu Ausnahmen an jedem einzelnen Raum.

Vorteile auf einen Blick

• ein Gerüst für Rechte, Regeln und Einstellungen statt drei getrennter Strukturen

• Vererbung nach unten: eine Einstellung gilt für alles Untergeordnete

• jeder geerbte Wert lässt sich gezielt überschreiben und wieder freigeben

• die Spalte „definiert in" zeigt sofort, woher ein geltender Wert stammt

• eigene Kontaktdaten je Einheit für stimmige Buchungsmails