Wenn es darum geht, den richtigen Büroraum für dein Unternehmen zu finden, gibt es eine Menge Dinge zu beachten. Willst du einen traditionellen Mietvertrag oder etwas Flexibleres? Welche Art von Umgebung brauchen deine Mitarbeiter, um produktiv zu sein? Und wie hoch ist dein Budget?

In diesem Leitfaden stellen wir dir die verschiedenen Arten von flexiblen Büroräumen vor, die es auf dem Markt gibt. Außerdem erörtern wir die Vor- und Nachteile jeder Option, damit du eine fundierte Entscheidung darüber treffen kannst, was das Beste für dein Unternehmen ist.

Moderne Bürokonzepte

Es gibt verschiedene Arten von flexiblen Büroflächen auf dem Markt. Hier ist ein Überblick über die gängigsten Optionen:

Coworking Spaces

CoWorking Spaces sind Gemeinschaftsbüros, in denen Unternehmen jeder Größe kurz- oder langfristig Schreibtische oder Büroräume mieten können. Diese Art von Büroräumen ist ideal für Freiberufler, kleine Unternehmen und Unternehmer, die von Gleichgesinnten umgeben sein und Ressourcen gemeinsam nutzen wollen.

Serviced Office

Serviced Offices sind komplett eingerichtete und ausgestattete Büros, die kurz- oder langfristig gemietet werden können. Diese Art von Büroräumen ist ideal für Unternehmen, die eine vorübergehende Lösung für ihr Büro benötigen oder die Flexibilität haben wollen, sich je nach Bedarf zu vergrößern oder zu verkleinern.

Virtuelle Büros

Virtuelle Büros bieten Unternehmern und kleinen Unternehmen eine professionelle Geschäftsadresse und einen Anrufbeantworter, ohne dass sie physische Büroräume mieten oder kaufen müssen. Diese Art von Büroräumen ist ideal für Unternehmen, die sich noch in der Anfangsphase befinden oder nicht über das Budget für traditionelle Büroräume verfügen.

Coworking Hybride

Coworking-Hybride sind Coworking-Spaces, die sowohl kurzfristige als auch langfristige Mitgliedschaften anbieten. Diese Art von Büroräumen ist ideal für Unternehmen, die die Flexibilität haben wollen, nach Bedarf ein- und auszuziehen, aber auch die Stabilität einer langfristigen Mitgliedschaft wünschen.

Moderne Bürokonzepte: Die Unterschiede

Welche Art von flexiblen Büroflächen ist die richtige für dich? Es kann verwirrend sein, sich in der Welt der Co-Working Spaces zurechtzufinden. Deshalb haben wir alles, was du wissen musst, in diesem einfachen Leitfaden über die verschiedenen Arten von flexiblen Büroflächen zusammengefasst.

Bevor wir auf die verschiedenen Arten von Büroflächen eingehen, solltest du den Unterschied zwischen flexiblen Büroflächen und gewerblichen Büroflächen klären.

Flexible Büroräume sind genau das, wonach sie klingen: eine flexible Alternative zu herkömmlichen Büroräumen. Flexibel deshalb, weil du statt eines Mietvertrags einen Nutzungsvertrag unterschreibst - einen Vertrag zwischen dem Betreiber des Arbeitsplatzes und dem Nutzer, der viel Spielraum für monatliche oder zeitlich begrenzte Verpflichtungen bietet. Du kannst mit deinem Wachstum mithalten und zusätzliche Dienstleistungen, die der Betreiber anbietet, hinzufügen oder entfernen.

Der Abschluss eines Mietvertrags für gewerbliche Büroräume ist jedoch viel komplexer - und du musst dich in der Regel für 3, 5 oder 10 Jahre binden. Das bedeutet, dass du an den Raum gebunden bist, egal wie dein Unternehmen wächst oder sich verändert, was dazu führen kann, dass du mehr Bürofläche bezahlst, als du brauchst, oder aus dem Raum herauswächst, bevor der Mietvertrag ausläuft.

Flexible Büroräume sind eine fantastische Möglichkeit für Unternehmen jeder Größe, auf geschäftliche oder wirtschaftliche Unwägbarkeiten zu reagieren, sich auf einen Anstieg der Mitarbeiterzahl vorzubereiten und die Gemeinkosten an die Mitarbeiterzahl anzupassen. Außerdem bieten sie viele weitere Vorteile für die Unternehmenskultur, die Produktivität und die Leistung der Mitarbeiter.

Der typische Büroraum:

Ein privates Büro

Ein privates Büro ist eine gute Option für Unternehmen, die ihren Mitarbeitern einen eigenen Raum zur Verfügung stellen wollen.

Sie verfügen in der Regel über eine bestimmte Menge an Stauraum, Zugang zu Besprechungsräumen und eigene Schreibtische für jeden Mitarbeiter.

Zu den Vorteilen eines Privatbüros gehören:

• Erhöhte Privatsphäre: Ein privates Büro gibt deinem Unternehmen die nötige Privatsphäre, um Besprechungen abzuhalten und Telefonate zu führen, ohne von anderen gestört zu werden.

• Mehr Kontrolle über die Umgebung: In einem Einzelbüro kannst du die Temperatur, die Beleuchtung und den Geräuschpegel kontrollieren, um eine Umgebung zu schaffen, die der Produktivität förderlich ist.

• Bessere Sicherheit: Ein privates Büro ist sicherer als ein Gemeinschaftsbüro, und du hast die Gewissheit, dass deine wichtigen Dokumente sicher sind.

Zu den Nachteilen eines Privatbüros gehören:

• Begrenzter Stauraum: Ein privates Büro hat in der Regel nur begrenzten Stauraum, so dass du dir einen anderen Ort suchen musst, um deine Büromaterialien zu lagern.

• Nicht jeder ist dafür geeignet: Wenn du nicht der Typ Mensch bist, der gerne alleine arbeitet, ist ein Privatbüro vielleicht nicht das Richtige für dich.

• Schwieriger Austausch zwischen den Mitarbeitern: Oft sitzen die Mitarbeiter im Büro und treffen sich seltener spontan mit Kollegen, so dass es keinen Austausch gibt.

Geteiltes Büro mit eigenem Schreibtisch

Großraumbüros sind darauf ausgelegt, die Kommunikation zu fördern und "Grenzen" zu überwinden. Bei diesem Konzept wird ein Schreibtisch nicht geteilt. Oft teilen sich größere Abteilungen ein gemeinsames Büro.

Zu den Vorteilen eines Gemeinschaftsbüros gehören:

• Erhöhte Privatsphäre: Ein gemeinsames Büro bietet den Abteilungen die nötige Privatsphäre, um Besprechungen abzuhalten und zu telefonieren, ohne von anderen gestört zu werden.

• Mehr Kontrolle über die Umgebung: In einem Gemeinschaftsbüro kannst du die Temperatur, die Beleuchtung und den Geräuschpegel kontrollieren und so eine Umgebung schaffen, die der Produktivität förderlich ist.

• Bessere Sicherheit: Ein Gemeinschaftsbüro ist sicherer als ein Hot-Desk-Büro, weil die Kollegen einander kennen und wissen, wer sich normalerweise im Büro aufhält. .

• Geringere Kosten: Ein geteiltes Büro kostet in der Regel weniger und ist eine gute Möglichkeit, einen neuen Arbeitsplatz auszuprobieren.

Zu den Nachteilen eines Gemeinschaftsbüros gehören.

• Beschränkter Stauraum: Ein Gemeinschaftsbüro hat in der Regel nur begrenzten Stauraum, so dass du dir einen anderen Platz für deine Büromaterialien suchen musst.

• Nicht jeder ist dafür geeignet: Wenn du nicht der Typ bist, der gerne auf engem Raum mit anderen zusammenarbeitet, ist ein Gemeinschaftsbüro vielleicht nicht das Richtige für dich.

• Großraumbüros lassen Mitarbeiter verstummen: Großraumbüros sollen die Kommunikation fördern. Eine Studie zeigt aber, dass das nicht unbedingt der Fall ist.

Hot Desk

Ein Hot Desk ist eine gute Option für Unternehmen, die flexibel sein wollen. Vor allem für Mitarbeiter, die nicht regelmäßig im Büro sind oder häufig zwischen verschiedenen Standorten hin- und herreisen.

Hot Desks sind Arbeitsplätze, die sich verschiedene Mitarbeiter zu unterschiedlichen Zeiten teilen. Die Beschäftigten suchen sich einen freien Arbeitsplatz, wenn sie ankommen, oder buchen ihn über Tools wie Zeitwart.de.

Diese Hot Desks wurden vor allem in Coworking Spaces bekannt. Sie bieten Zugang zu Besprechungsräumen, privaten Telefonkabinen oder einen eigenen Schreibtisch für jeden Mitarbeiter.

Diese Art von Büroraum ist ideal für Unternehmen, die flexibel sein und ihren Mitarbeitern freien Zugang zu den Arbeitsplätzen bieten wollen.

Die Vorteile eines Hot Desks sind:

• Geeignet für Hybridbüros: Ein großes Plus von Hot Desking ist die Tatsache, dass es sich hervorragend für hybride Arbeitsformen eignet. Wenn Mitarbeiter die Möglichkeit haben, zwischen Heim- und Büroarbeit zu wechseln, ist es oft sinnvoll, auch bei den Sitzplätzen Flexibilität zu bieten.

• Fördert die Zusammenarbeit: Einige Befürworter von Hot Desking argumentieren, dass die Anordnung die Zusammenarbeit fördern kann, da die Beschäftigten mit verschiedenen Personen interagieren können, anstatt jeden Tag mit denselben Kollegen zu sprechen.

• Kosteneffektiv und platzsparend: Eines der wichtigsten Argumente für Hot Desking ist die Möglichkeit, Platz und damit Geld zu sparen. Die Umstellung auf ein offenes Hot-Desking-Layout kann bis zu 30 Prozent der Kosten für den Betrieb eines Büros einsparen, wobei die Einsparungen am deutlichsten an Arbeitsplätzen sind, an denen zuvor Kabinen oder private Büroräume genutzt wurden

• Gleiche Wettbewerbsbedingungen: Auch wenn Hot Desking nicht für jeden Arbeitsplatz oder jede Unternehmenskultur geeignet ist, kann ein weiterer positiver Aspekt von Hot Desking darin bestehen, dass es gleiche Wettbewerbsbedingungen schafft. Die Beschäftigten sitzen zusammen und arbeiten Seite an Seite, unabhängig davon, wo sie in der Unternehmenshierarchie stehen. Das kann von der Einarbeitung neuer Mitarbeiter/innen bis zur Schaffung eines Arbeitsumfelds, in dem sich die Mitarbeiter/innen wohlfühlen und ihre Ideen einbringen können, von Vorteil sein.

• Das Büro wird aufgeräumter: Einer der meist übersehenen Vorteile von Hot Desking ist, dass das Büro aufgeräumter ist. Die Erklärung dafür ist einfach: Wenn die Mitarbeiter keinen eigenen Schreibtisch haben, neigen sie nicht dazu, Dinge im Büro herumliegen zu lassen.

Zu den Nachteilen eines Hot Desks gehören:

• Störungspotenzial: Eines der Hauptargumente gegen Hot Desking ist, dass es zu Störungen am Arbeitsplatz führen kann. Wenn den Beschäftigten kein eigener Arbeitsplatz garantiert wird, verschwenden sie möglicherweise Zeit damit, einen freien Schreibtisch zu suchen und ihn nach ihren Vorstellungen einzurichten. An dieser Stelle kann Zeitwart schnell und einfach helfen.

• Erhöhte Ablenkungen am Arbeitsplatz: Mit der Möglichkeit von mehr Unterbrechungen am Arbeitsplatz steigt auch das Risiko von Ablenkungen am Arbeitsplatz. Dafür kann es viele Gründe geben, z. B. dass Teams zusammenarbeiten müssen, während sie in verschiedenen Teilen des Büros sitzen, oder dass sich Leute Leuten vorstellen, mit denen sie vorher noch nicht zusammengesessen haben.

• Verlust von Struktur/Hierarchie: In manchen Unternehmen können die gleichen Voraussetzungen, die Hot Desking bietet, wertvoll sein, aber sie sind nicht für jeden geeignet. Manche Unternehmen brauchen eine klare Hierarchie, während andere eine klare Struktur brauchen, wo sie arbeiten und mit wem sie arbeiten.

• Kann das Zugehörigkeitsgefühl beeinträchtigen: Um die Mitarbeiterfluktuation zu minimieren und die Arbeitsmoral zu steigern, solltest du ein Gefühl der Zugehörigkeit unter den Mitarbeitern schaffen. Hot Desking kann der Teambildung manchmal im Wege stehen.

Kollaborative Räume für dein Büro

Huddle Space

Ein Huddle Space ist ein kleiner Besprechungsraum, der für 2 bis 4 Personen ausgelegt ist. Er ist ideal für kurze Gespräche von Angesicht zu Angesicht, sofortige Brainstorming-Sitzungen mit einer kleinen Gruppe, Stand-ups, schnelle (hybride) Meetings oder Ad-hoc-Anrufe mit entfernten Teammitgliedern oder Anbietern. Diese Arten von Huddle-Meetings finden nicht mehr nur von Angesicht zu Angesicht statt, sondern sind oft hybrid.

Huddle Spaces sind in der Regel mit einem Telefon, einem Videokonferenzsystem und einem Whiteboard ausgestattet und werden oft von Unternehmen genutzt, die die Kosten für die Anmietung eines Büros reduzieren wollen.

Dieser kleine Raum ist nicht buchbar, was ihn zu einer sehr flexiblen und spontanen Lösung für die Zusammenarbeit gemischter Teams macht. Ein ruhiger Besprechungsraum, fernab von Lärm und Ablenkungen, in dem die Produktivität hoch ist und spontane Meetings die Teamarbeit sofort ankurbeln.

Der Huddle Space ist technologieorientiert und vollständig auf Content Sharing, hybride und vereinheitlichte Arbeitsabläufe ausgerichtet.

Vorstandszimmer

Board Rooms werden oft eingerichtet, um die Zusammenarbeit im Sitzungssaal zu fördern und den Vorstandsmitgliedern ein Aha-Erlebnis zu verschaffen. Sie sind mit einfachen, zuverlässigen Tools ausgestattet, die die Entscheidungsfindung unterstützen.

Boardroom-Lösungen müssen einwandfrei funktionieren und sofort einsatzbereit sein, ohne dass zusätzliche Unterstützung oder Schulungen erforderlich sind.

Am Ende spart jeder Zeit, um sich auf das zu konzentrieren, was wirklich wichtig ist: das Wachstum deines Unternehmens.

Erziele die Wirkung, die du willst, und passe sie an deine Bedürfnisse an. Kombiniere deine Inhalte mit unseren zukunftssicheren und kosteneffizienten Visualisierungs- und Kollaborationstechnologien für ein intelligentes, immersives Meeting-Erlebnis - heute und morgen.

Es geht darum, deinen Vorstandsmitgliedern "Aha-Erlebnisse" zu verschaffen und ihnen einfache, zuverlässige Werkzeuge an die Hand zu geben, die sie bei ihren Entscheidungen unterstützen. Gleichzeitig willst du auch die Arbeit deiner IT-Abteilung erleichtern. Die Lösungen für den Sitzungssaal müssen einwandfrei funktionieren und sofort einsatzbereit sein, ohne dass zusätzliche Unterstützung oder Schulungen erforderlich sind. Am Ende spart jeder Zeit, um sich auf das zu konzentrieren, was wirklich wichtig ist: das Wachstum deines Unternehmens.

Du kennst die Bedürfnisse deines Vorstands. Wir kennen unser Portfolio an High-End-Lösungen. Gemeinsam können wir die optimale Lösung entwickeln, die die von dir gewünschte Wirkung erzielt und auf deine Bedürfnisse zugeschnitten ist. Kombiniere deine Inhalte mit unseren zukunftssicheren und kosteneffizienten Visualisierungs- und Kollaborationstechnologien für ein intelligentes, immersives Meeting-Erlebnis - heute und morgen.

So entscheidest du, welche Art von flexiblem Büroraum für dich geeignet ist.

Jedes Unternehmen ist anders. Deshalb ist es wichtig, dass du bei der Wahl einer flexiblen Bürolösung deine spezifischen Bedürfnisse berücksichtigst. Hier sind einige Fragen, die du dir stellen solltest, bevor du eine Entscheidung triffst:

1. Wie hoch ist mein Budget?

2. Welche Art von Umgebung brauchen meine Mitarbeiter, um produktiv zu sein?

3. Wie viel Zeit will/kann ich für diese Bürofläche aufwenden?

4. Brauche ich eine besondere Ausstattung oder Einrichtung?

5. Welche Art von Kunden möchte ich anziehen?

6. Was ist die Art meines Geschäfts?

7. Brauche ich einen physischen Arbeitsplatz oder kann ich auch aus der Ferne arbeiten?

8. Wie oft wird sich mein Team persönlich treffen müssen?

9. Gibt es andere besondere Anforderungen/Berücksichtigungen?