Ein gut funktionierendes Raummanagement ist mehr als nur das Vermeiden von Doppelbuchungen. Es geht darum, Ressourcen gezielt verfügbar zu machen – für die richtigen Personen, zur richtigen Zeit, nach nachvollziehbaren Regeln. Zeitwart bietet hierfür ein leistungsstarkes Werkzeug: frei definierbare Buchungsregeln. In diesem Beitrag zeigen wir, wie Sie diese Regeln effektiv einsetzen, um Fairness, Struktur und Flexibilität in Ihre Raum- und Ressourcenbuchung zu bringen.

Was sind Buchungsregeln in Zeitwart?

Buchungsregeln steuern, wer, wann, was buchen darf. Diese Regeln lassen sich auf verschiedenste Ressourcen anwenden – von Besprechungsräumen über Fahrzeuge bis zu Services wie Catering oder Technik-Support.

Die Regeln basieren auf:

• Nutzerrollen (z. B. Mitarbeitende, Gäste, Verwaltung)

• Organisationseinheiten (z. B. Fachbereiche, Abteilungen, Standorte)

• Zeitfenstern (z. B. werktags, Wochenenden, Ferienzeiten)

• Kombinationen aus Bedingungen

Praxisszenarien: So lassen sich Regeln konkret einsetzen

1. Zeitbasierte Regeln

Beispiel: Der große Konferenzraum darf werktags nur zwischen 8 und 18 Uhr gebucht werden – außerhalb dieser Zeiten wird eine Genehmigung erforderlich.

2. Nutzergruppen-basiert

Beispiel: Ein Besprechungsraum im Marketingbereich darf freitags ausschließlich von der Marketingabteilung gebucht werden – an anderen Tagen ist er für alle offen.

3. Ressourcenabhängige Regeln

Beispiel: Ein Poolfahrzeug mit E-Antrieb darf nur von Nutzern mit entsprechender Einweisung oder Fahrerlaubnis gebucht werden.

4. Staffelungen & Wiederholungen

Beispiel: Ein Schulungsraum kann von Azubis max. 3x pro Monat gebucht werden, von der IT-Abteilung unbegrenzt.

Transparenz und Fairness

Durch klar definierte Buchungsregeln vermeiden Sie typische Probleme wie:

• Dauerblockierungen durch einzelne Nutzer

• Konflikte zwischen Abteilungen

• Intransparente Raumvergabe

Alle Regeln sind für Administratoren klar nachvollziehbar und lassen sich über die grafische Oberfläche von Zeitwart einfach anpassen. So behalten Sie stets die Kontrolle – auch bei wachsenden Nutzerzahlen.

Technischer Vorteil: Validierung in Echtzeit

Die Regeln greifen vor jeder Buchung. Wenn ein Nutzer versucht, gegen eine Regel zu verstoßen – z. B. eine unberechtigte Uhrzeit oder Ressource wählt – wird die Buchung automatisch abgelehnt oder zur Genehmigung vorgeschlagen. Das reduziert Fehler und erhöht die Buchungsqualität spürbar.

Kombinierbar mit Workflows und Rollen

Besonders effektiv werden Buchungsregeln in Kombination mit:

• Automatischer Rollenzuweisung (z. B. über E-Mail-Domains)

• Genehmigungsverfahren, die bei Bedarf aktiviert werden

• Organisationseinheiten, die unterschiedliche Regeln abbilden

So entsteht ein System, das mit Ihrer Organisation mitwächst – ganz ohne zusätzlichen Verwaltungsaufwand.

Fazit

Buchungsregeln sind das Rückgrat einer flexiblen und dennoch klar geregelten Ressourcenverwaltung. Mit Zeitwart können Sie diese Regeln individuell gestalten – passend zu Ihrer Struktur, Ihren Bedürfnissen und Ihrer Kultur.